O que é e como implantar o Trabalho Padronizado?

Diante de uma grande quantidade de métodos e ferramentas disponíveis na Gestão da Qualidade e Gestão por Processos, o Trabalho Padronizado apresenta-se como uma ótima opção para ser implantado de início.

Nas organizações, os processos de melhoria, em geral, demandam mudanças de comportamento e superação de barreiras departamentais. No entanto, mesmo sendo um grande desafio para a gestão, é possível se preparar para enfrentar as dificuldades naturais do decurso.

Dessa forma, diante de uma grande quantidade de métodos e ferramentas disponíveis no estudo da Gestão da Qualidade e Gestão por Processos, poderá surgir um questionamento: Existe algum método ou ferramenta que deve ser implantado primeiro?

Há várias alternativas, mas a prática tem nos ensinado que se pode obter excelentes resultados começando pelo Trabalho Padronizado. É o método mais indicado nesse caso porque atinge todas as pessoas da organização, desenvolve a disciplina, a responsabilidade e o pensamento sistêmico. Para saber mais a respeito, siga com a leitura.

O que é o Trabalho Padronizado?

O Trabalho Padronizado é a melhor maneira de se realizar um conjunto de atividades em um determinado tempo visando resultados esperados. Ele é formalizado em um padrão que passa a ser referência para todos, desde a alta gestão até o mais simples colaborador.

Os padrões devem retratar a situação atual das atividades e serem permanentemente atualizados. Isto exige disciplina e esforço permanente para obter resultados e alcançar as metas da organização.

Podemos compreender o Trabalho Padronizado por uma sequência de passos, modo de realizar as tarefas, tempo de execução, especificações e quantificação dos estoques dos recursos e controles. Ele facilita a integração de todas as atividades.

Assim sendo, esse método facilita a capacitação e a substituição dos responsáveis pelas tarefas em casos de impedimentos.

Quando surgiu o Trabalho Padronizado?

O Trabalho Padronizado surgiu em 1760, logo após a revolução industrial, junto com a mecanização dos processos industriais, abandonando a produção artesanal que era predominante.

Em todos os segmentos produtivos encontramos o Trabalho Padronizado, desde o abate de frangos até a troca de pneus na Fórmula 1.

Armadilhas do trabalho não padronizado

Antes de falarmos das vantagens de se implantar o Trabalho Padronizado, é preciso entender os riscos que o trabalho não padronizado pode trazer. Se você é gestor ou gestora, recomendamos especial atenção a essas armadilhas:

• Acreditar que a inclusão de novos recursos melhora o desempenho de processos ineficazes sem erradicar ou reduzir as causas que levam ao mau desempenho.
• Acreditar que o trabalho sem padronização não é percebido pelo cliente e que ele não se importa com a redução da qualidade das entregas: especificações, prazos e preços.
• Acreditar que o trabalho sem padronização não reduz a produtividade a ponto de tornar o negócio pouco atrativo para os acionistas.
• Acreditar que negociações informais ou promessas pessoais fora dos padrões estabelecidos pela organização podem ser feitas sem prejudicar os resultados da organização.
• Acreditar que a falta de registros atualizados, arquivamentos incompletos ou despadronizados não geram retrabalho e perda de negócios.

Trabalho Padronizado para clientes e acionistas

Alguns stakeholders que, de início, parecem não estar diretamente ligados aos processos da Gestão da Qualidade e Gestão por Processos, também podem ser impactados de forma bastante positiva na implantação Trabalho Padronizado.

Para os clientes da organização, o método visa entregar produtos que atendem especificações ou necessidades, cumprimento de prazos e preços atrativos, além de gerar encantamento e fidelização. Cliente encantado volta para fazer novos negócios com a organização e recomenda aos amigos.

Para os acionistas, o Trabalho Padronizado propõe-se a gerar resultados atrativos, ampliar a receita previsível, promover o crescimento da organização e criar e desenvolver a cultura da organização

Compromissos da organização para o Trabalho Padronizado

Para que a organização alcance os objetivos pretendidos com a implantação do Trabalho Padronizado, é necessário que haja sério compromisso com questões fundamentais como:

• Planejamento Estratégico: Processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização em médio e longo prazo.
• Planejamento e Controle da Operação e Produção: Desdobramento do Planejamento Estratégico em curto prazo detalhando as atividades operacionais do dia-a-dia.
• Recursos: Pessoas, Materiais, máquinas, método, sistema de medição/controle e preservação do meio ambiente.

• Padrões de trabalho: Estabelecimento de diretrizes que determinam como o trabalho deve ser feito.

Compromissos dos colaboradores para o Trabalho Padronizado

Os colaboradores têm funções essenciais na implantação do Trabalho Padronizado e por isso, é necessário que a organização se comprometa também com a promoção desses quesitos:

• Conhecimento:Formação acadêmica, cursos de aperfeiçoamento/atualização e experiência profissional.
• Habilidade:Conhecimento colocado em prática solucionar problemas e gerar resultados.
• Atitude:Disciplina para seguir os padrões.
• Resultados: Cumprimento das tarefas determinadas no planejamento visando alcançar as metas definidas pela organização.

Recomendações para a implantação do Trabalho Padronizado

Por fim, recomendamos esses pontos para a implantação do Trabalho Padronizado:

• Definir com a diretoria da organização como será desenvolvido o Trabalho Padronizado, incluindo a indicação do líder e da equipe e alocação de recursos para o desenvolvimento do plano e o cronograma;
• Capacitar o líder e a equipe;
• Detalhar o plano de ação;
• Listar todas as atividades e estabelecer prioridades e um cronograma;
• Observar todas as atividades onde o trabalho acontece e registrar como elas estão sendo feitas;
• Elaborar fluxogramas, procedimentos operacionais e instruções de trabalho que detalham as atividades.

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