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Desenvolvendo habilidades de comunicação para auditores

2 de janeiro de 2024 | 6min de leitura
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Siga práticas para desempenhar uma auditoria de sistemas de excelência e se destacar no seu mercado de trabalho como auditor líder ou interno.

Seu trabalho está relacionado à auditoria de sistema? Então, precisa de orientações práticas para aprimorar suas habilidades de comunicação, pois se trata de uma parte fundamental para alcançar o bom desempenho organizacional.

Neste artigo, esclarecemos a importância da comunicação eficaz em auditorias. E mais, encontre dicas específicas e estratégias para melhorar a comunicação oral e escrita, se destacar e realizar auditorias mais bem-sucedidas.

Desvendando a importância da comunicação eficiente no mundo da auditoria de sistemas

O principal papel do auditor é informar sobre planos, riscos, fraudes, desempenho e possíveis irregularidades, além de garantir que a empresa siga as normatizações e assegurar o bom andamento, a integridade e confiabilidade das questões financeiras.

Consegue perceber a relevância da comunicação no processo de auditoria? Essa habilidade tem poder de influenciar significativamente os resultados. Portanto, as partes interessadas devem receber informações claras e precisas sobre todos os controles citados.

Imagine uma situação em que a equipe de contabilidade não compreendeu os riscos relatados pelo auditor e, por isso, não deu a devida importância para saná-los. Uma situação como essa pode acarretar problemas gravíssimos à empresa e à própria equipe.

Importante!

O processo de comunicação acontece de duas formas: informal e formalmente. Veja:

  • Informal: ocorre por meio de conversas em reuniões rápidas fora de temática, feedbacks coletivos ou individuais, encontros e mensagens online via meios alternativos de comunicação. Pode acontecer entre quaisquer níveis hierárquicos, verticais ou horizontais.
  • Formal: ocorre por meio de sistemas internos oficiais ou por reuniões oficiais concebidas para tratar unicamente sobre os assuntos da auditoria. As informações passadas através desses meios devem ser precisas e objetivas, pois ditarão, efetivamente, os próximos passos dos colaboradores.

Ambos os tipos de comunicação são fundamentais e se complementam, assim, devem ser executados da melhor forma. Tudo precisa ser analisado: a confiabilidade, filtrar o que não for seguro ou relevante, além de realizar a comunicação aos demais com clareza, sem ruídos ou os famosos (e perigosos) “achismos”.

Ainda se tratando de diferenças, aproveite e leia: Auditor líder e auditor interno: qual a diferença?

Como saber se o processo de comunicação da auditoria está sendo bem-sucedido?

Confira os principais indicadores de qualidade dos processos da auditoria de sistemas:

Clareza de mensagens

Para ter certeza da compreensão das mensagens, analise as seguintes questões:

  • As informações são passadas de maneira concisa?;
  • São adaptadas, dependendo do público alvo? Sempre faça adaptações necessárias;
  • As reuniões costumam ter muitas ou poucas dúvidas? Quando há muitas dúvidas, há grandes chances de problemas comunicativos;
  • Os profissionais acatam as decisões tomadas ou parecem não as compreender?;
  • Há jargões excessivos? Todos os compreendem?;
  • As comunicações são feitas constantemente sobre os mesmos tópicos? Nesse caso, cuidado! Algo não está sendo claro o suficiente.

Feedback positivo

A regra é clara: quanto mais retornos positivos da equipe, auditoria, fornecedores, investidores e demais envolvidos, melhores são os indícios de uma comunicação efetiva.

Entendimento do escopo

Tenha certeza de que todos compreenderam o conteúdo da auditoria: objetivo, expectativas, falhas a serem consertadas, seguimento de normas, enfim, tudo o que diz respeito aos tópicos dela.

Ao final de todo encontro, não se esqueça de tirar as dúvidas de todos os envolvidos. Isso faz parte do processo de comunicação e não há problema em tê-las, mas caso haja muitas, reveja a forma como as informações foram passadas.

Atenção à relevância

Um dos pontos cruciais para alcançar a objetividade da comunicação é se atentar apenas aos tópicos relevantes da auditoria.

Nesse caso, comunique somente o que contribuir com os objetivos da auditoria de sistemas, deixe os pormenores para quando forem realmente necessários.

Uso de canais

Atenção ao uso dos canais de comunicação. Eles precisam atender a todas as demandas da equipe, todos devem saber usá-los corretamente e ainda devem ocorrer por mais de uma fonte.

No entanto, padronizá-las é fundamental. Escolha um modelo para cada modo: reunião, apresentação, relatório, canal online, entre outros.

Impacto nas decisões

Uma das formas mais eficazes da certificação do sucesso da comunicação é avaliar se as informações comunicadas têm impacto positivo nos resultados. Isso indica que tudo está indo conforme o esperado!

Veja mais: Como gerenciar e auditar sistemas de gestão da qualidade

Bônus: três dicas práticas de como aprimorar comunicação oral e escrita

Simplifique a linguagem

Muitos profissionais pensam que quanto mais rebuscada for a linguagem, mais profissionalismo eles irão passar. Na verdade, a linguagem simplificada se torna mais eficaz, porque não dá margens para erros de interpretação e torna a comunicação mais direta.

Desenvolva habilidades de oratória

Sente que possui dificuldade em se expressar oralmente? Cursos de capacitação voltados à oratória são ótimas alternativas. Eles costumam ser curtos e de fácil acesso, portanto, valem a experiência.

Eles auxiliam na comunicação eficiente, positiva, empática e, ainda, servem para questões emocionais, posturais, tom de voz, adaptação conforme o público-alvo e o que mais envolver na transmissão de ideias.

Seja rigoroso com a revisão dos escritos

Sobre a parte escrita, certifique-se de fazer uma revisão rigorosa de ortografia, gramática e de edição dos documentos. Além disso, revise questões de coesão e coerência. Como?

  • Revise as partes escritas com o apoio de programas como o Language Tools, Sider, Grammarly, Chat GPT e o próprio Word ou Google Docs;
  • Leia os documentos em voz alta;
  • Peça aos colegas da área em questão para colaborarem com uma segunda revisão, por meio de feedbacks;
  • Quanto às apresentações, prefira textos curtos, com até quatro linhas para cada parágrafo e com fontes de fácil leitura.

Com todas as dicas dadas até aqui, lembre-se do mais importante: transparência e integridade. Estas são as essências da auditoria de sistema e não devem, em nenhuma hipótese, serem deixadas de lado.

E, para se aprimorar e se tornar um auditor com todas as qualidades citadas neste artigo e muitas outras mais, a atualização e capacitação profissional são sempre indispensáveis.

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Fontes:

https://portaldeauditoria.com.br/informacao-e-comunicacao-essencial-para-o-bom-funcionamento-dos-controles/

https://rockcontent.com/br/talent-blog/ferramentas-para-revisao-de-textos/

https://blog.grancursosonline.com.br/auditor/

https://comunicacaointegrada.com.br/auditoria-de-comunicacao-organizacional

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