Quem tem medo da auditoria? O temor gerado pelo termo auditoria parece ser uma unanimidade, não é mesmo? Mas o fato é que essa prática é uma aliada para uma gestão empresarial sólida e confiável.
Desse modo, é preciso desmistificar a auditoria, desfazendo a ideia de algo temido e assimilando como uma ferramenta poderosa para aprimorar as operações e fortalecer a confiança com stakeholders.
Então, para destrancar portas e abrir possibilidades durante os procedimentos, neste artigo, vamos encarar a auditoria, mostrando como ela é estratégica não só para mitigar preocupações, como também para potencializar o crescimento do seu negócio.
Acompanhe a leitura!
Esta palavra tão temida, auditoria, tem no fundo uma grande importância para a gestão empresarial. Auditoria é um processo sistemático, no qual uma série de atividades desenvolvidas por uma empresa são analisadas com lupa, bem de perto e cuidadosamente.
Ou seja, processos de apoio, de gestão e de realização (produtos e serviços) de uma organização são examinados com o intuito de avaliar a sua conformidade.
Nesse exame, pessoas são entrevistadas, rotinas são auditadas, atividades “in loco” são verificadas, documentação e registros dos sistemas de gestão das organizações são analisadas. Isso tudo, considerando várias entradas, tais como: as próprias normas e documentos de referência do escopo da auditoria, requisitos legais aplicáveis, boas práticas de gestão, requisitos contratuais e etc.
Desse modo, a função do auditor é verificar se as tarefas estão sendo realizadas de acordo com os procedimentos predeterminados, seguindo normas e padrões. Por meio, dela é possível verificar a presença de não conformidades.
Além disso, é importante lembrar que as auditorias podem levar à conquista de certificações e selos de qualidade relevantes para a empresa, colocando-a em destaque e com melhor competitividade no mercado.
Assim, a realização de uma auditoria deve ser compreendida como uma prática estratégica, importante e fundamental para avaliar se os métodos utilizados pela organização estão sendo eficazes e se há erros a serem corrigidos, com foco em evitar fraudes e perdas.
Então, para desmistificar a auditoria, é importante entender que:
É crucial compreender que o processo não é um interrogatório, mas sim uma oportunidade de avaliação e de revisão de processos. Quando se olha de perto para os procedimentos e atividades internas de uma empresa, é possível identificar áreas de melhoria e estar sempre pronto para certificar o compromisso com a transparência e integridade da organização.
Como falamos no item anterior, a transparência nas ações anda de mãos dadas com a auditoria. Dessa forma, para uma certificação, é essencial manter os registros organizados e atualizados. Isso não apenas agiliza o processo, mas também demonstra a dedicação da sua empresa em manter operações claras e em conformidade.
O processo pede que políticas e procedimentos sejam claros desde o início. Assim, uma empresa que se prepara para auditoria, na verdade, está se preparando para ela mesma, para sua atuação perante o mercado e parceiros, criando base sólida para o crescimento sustentável.
A auditoria deve ser vista como uma prática de melhoria, de investimento em processos, documentos e organização transparentes e bem estabelecidos. Uma auditoria revela que a conformidade é uma parte intrínseca da cultura organizacional.
Na era digital, a tecnologia também é uma aliada que pode simplificar o processo de auditoria.
Por isso, é importante pensar e investir em ferramentas e soluções digitais que automatizam e simplificam a coleta de dados, proporcionando uma visão mais abrangente e imediata das operações.
A inclusão da tecnologia nas auditorias não apenas economiza tempo, mas também reduz possíveis erros humanos.
Para que um processo ocorra da melhor forma possível e traga bons resultados, é essencial manter uma linha aberta de comunicação com o líder e a equipe de auditoria.
Além disso, é fundamental colaborar de forma ativa, enviando informações adicionais quando necessário.
Entre os benefícios da auditoria está também esse movimento colaborativo. Por meio de uma comunicação e colaboração constantes, é possível construir um elo de confiança mútua, evidenciando o compromisso da empresa em manter padrões elevados.
Como falamos no início, uma auditoria pode ser interna ou externa e, assim, temos dois tipos de auditor: o externo e o interno.
O primeiro é um profissional de fora da empresa a ser examinada, pois se trata de uma atividade realizada por terceiros, que atuam por meio de consultoria, ou mesmo como auditor de organismo certificador. Esse auditor tem como função identificar possíveis falhas e deficiências nos sistemas da organização auditada.
Ao detectar inconsistências, o auditor é o responsável por apresentar os achados de auditoria para que as organizações tenham oportunidade de tratá-los.
Já o auditor interno é um colaborador da própria empresa auditada. Por isso, ele dispõe de mais tempo e de conhecimento em relação à empresa em questão e pode ir mais fundo em detalhes e na rotina organizacional, colaborando para melhorias e correções.
Nos dois casos, durante a atividade da auditoria, o auditor deve relatar seus achados com base em evidências objetivas, com o objetivo que a organização tenha oportunidade de tratar as não conformidades e, assim, corrigi-las de forma a impedir sua recorrência.
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Para desmistificar ainda mais a auditoria, destacamos a seguir como cada área da empresa pode ser beneficiada por esse processo de avaliação:
Assim, a organização, como um todo, pode mostrar para seus investidores, stakeholders e para o público interessado, que se trata de uma marca de confiança e que atua com transparência e segurança.
Por fim, é fundamental deixar de lado a ideia da auditoria como uma vilã. É preciso encarar o processo como uma oportunidade de crescimento, como uma ferramenta de aprendizado e de melhoria.
Dessa maneira, ao encarar a auditoria como uma prática positiva, todo o processo tende a ser mais leve, tranquilo e inclusivo.
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Até o próximo!
