Eficiência nos Processos de Negócios implantação e manutenção

No cenário atual é fundamental trazer maior eficiência nos processos de negócios da sua empresa. Descubra como fazer isso e alcance um papel de destaque na competitividade!

Processos de negócios são linhas que armazenam e direcionam as atividades ou tarefas de uma empresa, gerando maior valor. Mas como extrair uma boa eficiência dos processos de negócios?

Na disciplina de Business Process Management (BPM) – Gestão de Processo de Negócio, eles podem ser divididos em processos:

primários;
de suporte;
de gerenciamento.

Neste artigo, você entenderá como proporcionar mais qualidade aos procedimentos da sua empresa e, ainda, receberá algumas dicas de ferramentas para melhorar a eficácia. Boa leitura!

Importância dos processos de negócios na produtividade

Para uma melhor compreensão da importância da eficiência nos processos de negócios para a produtividade, podemos compará-la com o vestuário de um corredor profissional, por exemplo.

À medida que esse atleta cresce, desde a infância até a juventude, a numeração de suas roupas deverá mudar e ser ajustada ao seu corpo, proporcionalmente ao seu porte.

Se, por um acaso, esse corredor permanecer com as mesmas roupas que vestia quando criança, não correrá o máximo que pode, pois elas poderão rasgar-se e prejudicá-lo em seu desempenho.

O mesmo ocorre com as empresas que crescem e permanecem com um processo de negócios que não condiz mais com seu tamanho. Ou, ainda, com aquelas que não possuem um.

Os processos de negócios proporcionam organização e objetividade. Por isso, trabalhar tanto na implantação quanto na manutenção, para ser o mais eficiente possível, pode garantir o desenvolvimento da empresa.

Como implementar na minha empresa

Antes de implementar com eficiência os processos de negócio, é importante definir a abordagem utilizada, fazer um levantamento de dados e elaborar uma modelagem dos processos. Confira!

1 – Definir a Abordagem de Modelagem

Há três tipos principais de abordagens utilizadas para modelagem de procedimentos:

Top-down: como uma pirâmide vista de cima para baixo, são primeiramente definidos macroprocessos abrangentes, depois processos simples, então atividades mais específicas e, por fim, tarefas claras e objetivas.
Middle-out: nessa abordagem, identificamos e partimos do núcleo do problema para as suas vertentes e extremidades.
Bottom-up: ao contrário do top-down, aqui primeiro é feita uma análise dos detalhes mais específicos, e depois seguimos para assuntos mais amplos.

2 – Levantamento e análise de dados

Aqui são coletadas todas as informações necessárias para se definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito e de que forma. A coleta pode ser feita de várias maneiras.

Para ajudar com isso, o gestor Peter Drucker sugeriu uma metodologia de abordagem com cinco perguntas, em que ele define como ponto de partida os seguintes questionamentos para os gestores:

Qual é a nossa missão?
Quem é nosso cliente?
O que o cliente valoriza?
Quais resultados queremos alcançar?
Qual é o nosso plano?

Com essas perguntas, os gestores podem traçar seus passos iniciais para elaborar uma modelagem básica.

3 – Escolher uma notação

Notação é a linguagem que será utilizada pela empresa para elaboração e utilização da modelagem de processos de gestão. São alguns exemplos:

BPMN (Business Process Model and Notation): Essa é, provavelmente, a mais difundida entre as notações, por ser uma linguagem universal de símbolos que representam cada ação ou tarefa executadas;
EPC (Event-driven Process Chain): Adota uma linguagem mais acessível que a BPMN;
Fluxograma: Essa notação é mais simples que as anteriores e, até por isso, é apenas utilizada para organizações menos complexas.

Após isso, a etapa seguinte é fazer a construção de uma modelagem para o seu negócio. Podem ser utilizados papel e caneta, mas aqui vão opções mais práticas e modernas.

Ferramentas para criar uma modelagem de processos

Com a tecnologia, surgiram muitas formas alternativas para a elaboração e implantação desses processos nas instituições. Conheça algumas ferramentas BPMN que podem auxiliar nessa tarefa.

Bizagi Modeler

Segundo o site da ferramenta, esse é um software de mapeamento de procedimentos empresariais gratuito, intuitivo e colaborativo, que permite a criação e documentação de processos de negócios na nuvem.

Entre as suas funcionalidades, destacam-se:

Criação, interpretação e otimização de diagramas de fluxo de trabalho;
Publicação do processo em Word, Excel, PDF, entre outros;
Biblioteca de processos armazenados em nuvem.

Heflo

Essa é uma plataforma desenvolvida desde 2015, que oferece modelagem, publicação, automação, controle e monitoramento sobre seus processos de negócios. Ela conta também com um editor de textos próprio.

No seu plano acadêmico gratuito, estão inclusos, entre outros recursos:

Gravação de diagramas na nuvem;
Download de diagramas como imagem ou PDF;
Importação e exportação de documentos.

Visio

Adquirida e desenvolvida pela Microsoft desde 2000, essa ferramenta paga permite a elaboração de fluxogramas, organogramas e diagramas de rede, enquanto compartilha vários dos recursos de segurança do Microsoft 365.

Entre os diferenciais que essa plataforma oferece, podemos destacar:

Recursos de acessibilidade exclusivos;
Interação com outros serviços do Microsoft Office;
Modelos prontos de diagramas.

ARIS

A sigla para Architecture of Integrated Information System é outro software de análise e criação de processos de negócios que pode auxiliar na criação de uma modelagem ideal.

Ele oferece pacotes do básico ao mais avançado, com diferentes opções de serviços. Alguns deles são:

Interface de usuário interativa;
Criação de modelo BPMN ou EPC;
Modelagem baseada em tabela.

Com a elaboração da modelagem, basta, apenas, documentar esses processos e distribuir entre os setores da empresa, para que todos fiquem alinhados com esses objetivos. E, então, colocar em prática.

Indicadores de desempenho e sua importância

Com o seu processo de negócios pronto, é necessário monitorar os resultados trazidos por ele. Para isso, os indicadores de desempenho podem ser a solução.

Segundo a especialista em gestão, Vera Maria Secaf, um indicador de desempenho ou Key Performance Indicator (KPI), é uma ferramenta que avalia qualitativa ou quantitativamente a eficiência dos processos de negócios.

Os indicadores de desempenho podem ser divididos em quatro classificações:

Estratégicos;
Produtividade;
Qualidade;
Capacidade.

Como aumentar, ainda mais, a eficiência dos processos de negócios

Ainda que agora você saiba um pouco mais sobre aplicação com eficiência em processos de negócios e indicadores de desempenho, sempre há espaço para mais conhecimento.

E, para isso, você pode fazer o curso Melhoria de Eficiência nos Processos de Negócios da Vanzolini e levar a verdadeira eficiência para dentro do seu negócio. Envie sua mensagem!

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