Os desfiles das escolas de samba são o resultado de projetos grandiosos no Carnaval. Você já se perguntou como a Gestão de Projetos influencia o espetáculo na avenida?
Nos últimos anos, os desfiles têm sido um dos acontecimentos que mais movimentaram a economia e o turismo no Brasil. Confira nesta leitura como podemos tirar boas lições do planejamento da festa mais tradicional do nosso país.
Seja um pequeno projeto ou uma grande iniciativa com impactos corporativos abrangentes, é essencial entender os requisitos para uma boa Gestão de Projetos.
As características envolvidas no gerenciamento do Desfile das Escolas de Samba podem ser comparadas à Gestão de Projetos baseada em práticas como aquelas previstas no guia PMBOK®, Project Management Body of Knowledge, mantido pelo Project Management Institute (PMI®).
Transformado em uma poderosa indústria, o carnaval das escolas de samba é desenvolvido dentro de organogramas rígidos, que incluem estratégias efetivas na gestão e também na busca de parceiros financeiros.
De acordo com Olavo Costa, em artigo publicado no LinkedIn, o evento é um projeto no qual conseguimos encontrar processos, formalizados ou não, para cada uma das áreas de conhecimento do PMBOK.
É importante mencionar os nove quesitos analisados durante a apresentação das escolas de samba – são eles: Bateria, Enredo, Samba-Enredo, Harmonia, Alegorias e Adereços e Fantasias. Podem ser relacionados às seguintes áreas de conhecimento da Gestão de Projeto: Gestão de Escopo, Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Riscos e Gestão de Comunicação.
Na abordagem do gerenciamento de projeto, o escopo define o que está e o que não está contemplado dentro do conjunto de processos e atividades.
Para preparar um desfile, o planejamento é a peça-chave. Dessa forma, ele começa estrategicamente com antecedência e envolve todos os setores, que devem estar alinhados em todas as ações.
Em uma escola de samba, a definição do enredo é uma das tarefas mais complexas. Decidido o tema, o carnavalesco desenvolve um cronograma para elaborar o projeto do desfile, com o detalhamento da apresentação, o que inclui carros alegóricos, fantasias, comissão de frente, entre outros.
Concluída essa etapa, a presidência da escola de samba avalia a viabilidade técnica do desfile proposto -, o orçamento – e assim pode solicitar ajustes ao carnavalesco, em função da análise feita.
Conforme Costa (2016), nesse processo, encontramos semelhanças aos processos de “desenvolvimento do termo de abertura” e de “desenvolvimento da declaração do escopo preliminar do projeto” do PMBOK.
Já o regulamento da LIGA-SP ou LIESA, Liga Independente das Escolas de Samba do Rio de Janeiro e São Paulo, entra com outras partes do escopo, ao definir as premissas, restrições e um pequeno cronograma com os marcos relacionados à parte final da preparação para os desfiles.
Com relação ao tempo, assim que termina um desfile, começa outro. Há um marco que é certo: a data de realização do carnaval, por isso algo que não pode avançar no cronograma do projeto é a data limite para sua conclusão.
O gerenciamento do tempo envolve e define prazos para a elaboração do projeto. Os prazos são importantes, porque possuem relação direta com a qualidade do espetáculo que será apresentado na avenida.
São necessários alguns processos para a execução dessa etapa, de acordo com o PMI:
Na fase de controle, deve-se garantir que os objetivos estão sendo alcançados, monitorando-os e considerando seus desvios.
Já na finalização, é protocolado o encerramento do projeto. Como o dia dos desfiles não muda, é necessário um rigoroso controle dos prazos e atividades necessárias para o sucesso do desfile.
O planejamento da apresentação ocorre analisando e definindo o escopo, riscos, custos e aquisições do projeto. A execução coordena as pessoas envolvidas nos processos e o tempo de realização dos serviços. O controle monitora, por meio de comunicações, tudo o que deve ser feito e a qualidade com que devem ser executados os processos.
O cronograma deve ser atualizado constantemente, de acordo com os procedimentos organizacionais, devendo ser registrado cada avanço das atividades anteriormente planejadas.
Podem ser criados limites de controle que auxiliem o monitoramento e regras de medição de desempenho, como a porcentagem de completude do projeto. Assim, uma lista de marcos pode ser definida a fim de melhorar a visualização e acompanhamento do projeto.
Dessa forma, o controle do cronograma serve para monitorar o andamento das atividades e a atualização de como o projeto está se desenvolvendo. E para o melhor controle da gestão do projeto são necessárias reuniões constantes.
Para controlar a qualidade da gestão do projeto, podem ser utilizadas as sete ferramentas de qualidade básicas, bem como amostragem estatística e inspeções. O controle de custos deve assegurar que os desembolsos e gastos não excedam, em termos financeiros, o que foi autorizado para o período.
Já o controle do gerenciamento das comunicações é feito por meio de sistemas de softwares, opinião especializada e reuniões periódicas, com a finalidade de garantir que as informações estão sendo passadas da melhor maneira possível.
É necessário, portanto, um rigoroso controle dos prazos, atividades e riscos para a realização de um bom espetáculo, considerando a gestão dos recursos utilizados.
Para aprender mais sobre este assunto, conheça o curso de Capacitação em Gestão de Projetos, um programa de 160 horas oferecido pela Fundação Vanzolini, que capacita profissionais no uso do Guia PMBOK®, Project Management Body of Knowledge, abordando os principais temas inerentes ao planejamento, programação e controle de projetos.
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Fontes:
Project Management Institute (PMI). Um guia do gerenciamento de projetos (Guia PMBoK) – Quinta edição, EUA : Project Management Institute, 2013.
Engrenagens do Carnaval: Como modelar e gerir um projeto de desfile de uma escola de samba. Disponível em: http://repositorio.poli.ufrj.br
