A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) impactou a relação das empresas com seus clientes e fornecedores, principalmente no tratamento de dados.
Novas demandas surgiram para o setor jurídico, além da necessidade das empresas fazerem adaptações para se adequar rapidamente à legislação.
Vamos abordar o tema com mais detalhes. Tenha uma boa leitura!
Dados pessoais circulam no dia a dia dos times de Recursos Humanos. Para garantir que todos esses dados sejam armazenados com segurança, evitando o risco de vazamento de informações, essa área deve estar de acordo com os princípios da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Para começar, o RH precisará sempre deixar claro o motivo de reter cada um desses dados e por quanto tempo essa informação ficará armazenada.
Segundo publicado pelo blog da Gupy, algumas das atividades realizadas pela área de Recursos Humanos são profundamente influenciadas pela LGPD, tais como:
Todos esses aspectos merecem muita atenção no respeito à Lei Geral de Proteção de Dados. As penalidades da LGPD podem atingir até 2% do faturamento de uma empresa, podendo chegar a até R$ 50 milhões por infração, como já mencionado aqui no blog.
Além disso, pode ocasionar também na suspensão das atividades relacionadas ao tratamento de dados.
Para se adequar à LGPD, a empresa vai depender de processos e esforços de diversas áreas. Entre elas: a área Jurídica, de Tecnologia, Segurança da Informação, RH, entre outras.
A seguir, selecionamos etapas a serem seguidas pela equipe de Recursos Humanos, de forma a estar de acordo com a nova lei e evitar as sanções, conforme o blog da Gupy:
Primeiramente, é importante trabalhar na conscientização e treinamento de todos os funcionários da organização.
Eles precisam entender o que é a LGPD, quais são os impactos para a empresa e como podem se adequar à ela. Esse tipo de conscientização de todos é importante pois evita que, em determinadas situações, dados sejam solicitados ou armazenados por condutas que não respeitem os princípios da LGPD.
Agora, com relação aos funcionários que lidam diretamente com os dados dos colaboradores, esses devem passar por um treinamento intensivo de boas práticas para a LGPD.
Além de saber o que é e quais são os impactos da lei, eles também devem saber como a LGPD altera a sua rotina e suas atividades. Em seguida, a empresa deve fazer um mapeamento de seus processos.
Ou seja, a revisão de políticas internas, processos de armazenamento, segurança das informações, backup de arquivos e tudo que diga respeito aos dados.
Para essa tarefa, a sua empresa pode contar com a ajuda de algum especialista em compliance trabalhista ou mesmo um Data Protection Officer (DPO).
Por último, é importante que a empresa faça uma gestão constante de todos os aspectos mencionados. Pois, mesmo que já tenha se adequado a todos os procedimentos e políticas da lei, ainda é necessário se atentar aos processos diários, de forma a evitar – ou antecipar – algum tipo de problema, como evidenciado pela matéria da Ponto Tel.
Como vimos, a nova lei implica em estar ainda mais atento ao compartilhamento de informações pessoais. Separamos algumas das atividades feitas pela área de Recursos Humanos que exigem atenção redobrada:
É importante lembrar que as empresas terceiras que recebem dados pessoais dos colaboradores também precisam estar de acordo com os princípios da lei. Ainda, o RH deve respeitar três pilares, sempre que precisar solicitar os dados de um empregado ou candidato: finalidade, adequação e necessidade.
O primeiro deles diz respeito aos motivos que fazem com que a empresa necessite coletar esse dado. Por exemplo: informações bancárias do colaborador, necessárias para o pagamento de seu salário.
A finalidade deve ser sempre informada e os dados nunca devem ser usados para outros fins. Isso é o que prega o segundo pilar da LGPD, o da adequação.
E o pilar da necessidade limita o uso dos dados para as finalidades para as quais ele foi coletado. Caso a empresa use as informações para outras funções, isso deve ser informado e autorizado pelo titular, como evidenciado pela matéria da Flowti.
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Até a próxima!
Fontes:
