O que caracteriza um projeto é um conjunto de atividades temporárias (com um começo, meio e fim), realizadas em grupo e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado. Esta é a definição do termo no Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia elaborado por uma das mais renomadas instituições da área: o Project Management Institute (PMI).
Se pudéssemos ilustrar o que um projeto significa, o representaríamos como uma série de círculos com áreas de intersecção. Sendo alguns desses círculos as etapas do projeto e outros as equipes.
As áreas sobrepostas representam a interdependência que existe entre as partes envolvidas, pois se uma área apresenta problemas, como qualidade na entrega ou prazo, por exemplo, as demais também acabam sendo prejudicadas e isso afeta os objetivos e resultados finais do projeto.
Para reger uma estrutura como essa, alguém deve estar encarregado, como um ponto de sincronização, de alinhamento entre todas as partes, essa pessoa é o gestor de projetos.
Portanto, gerenciar projetos é aplicar conhecimentos, habilidades e técnicas, de forma que todas as perspectivas que compõem este universo complexo, o qual chamamos de projeto, se integrem para trazer os resultados necessários dentro do prazo e do orçamento previstos. Ou seja, um projeto tem sempre um objetivo final.
Mas, para que ele seja atingido satisfatoriamente, é preciso gerenciar a jornada até chegar a ele. Para isso, é importante contemplar o cliente, o gestor e a equipe, executando bem cada processo, cumprindo prazos e sem estourar o orçamento.
Ao gerir os processos, você está garantindo que o fluxo de trabalho ocorra de uma maneira natural, constante e eficiente dentro da sua empresa. Isso permite gerenciar cada etapa, recursos, prazos e colaboradores envolvidos no projeto, garantindo os resultados, desde o primeiro processo até a entrega final.
Muitas vezes os cronogramas acabam não sendo cumpridos, por conta de contratempos dos mais diversos tipos. Para contornar isso, é importante acompanhar, verificar e gerir cada etapa do cronograma, sempre se atentando aos prazos, para que o projeto termine dentro do prazo estipulado.
Correr riscos faz parte do desenvolvimento de qualquer projeto, dependendo do seu tamanho e de quantas equipes estão envolvidas. Para isso, é preciso agir com cautela e acompanhar cada progresso.
O tempo é fundamental no processo de tomada de decisão. É importante considerar a velocidade, para que o timing não seja perdido, mas também considerar os resultados e consequências de cada escolha.
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