Saiba como otimizar processos operacionais a partir de ferramentas indispensáveis e das melhores estratégias para a empresa.
Otimizar processos operacionais significa poupar duas coisas importantes para alcançar as metas de um negócio: tempo e dinheiro. Além disso, ainda melhora o desenvolvimento das atividades da empresa. Assim, os benefícios podem ser os responsáveis pelo seu destaque.
Neste artigo, mostraremos as principais estratégias para iniciar a otimização em um negócio, portanto, leia até o final para saber os primeiros passos para implantá-las, quais são as melhores estratégias e as ferramentas indispensáveis de otimização.
Demorar para executar atividades simples e enfrentar burocracias desnecessárias ficarão no passado.
Boa leitura.
Para que a otimização funcione, de fato, ela precisa pautar-se em pontos estratégicos. Nesse contexto, é essencial avaliar e identificar quais são os pontos em defasagem, ou seja, aqueles que precisam de melhorias.
A partir deles, se inicia a otimização, pois cada processo tem suas brechas, que, eventualmente, podem prejudicar o desenvolvimento das atividades.
Obviamente, ter conhecimento de tal necessidade é fundamental, mas afinal, como proceder para detectar as possíveis lacunas?
As auditorias são aliadas, quando o assunto é identificar quais áreas precisam de melhorias em processos diários. Em resumo, elas são responsáveis por revisar, sistematicamente e imparcialmente, todas as fases das operações, desde as políticas, as estratégias, ao controle e a organização.
Durante o exercício das atividades, não é possível perceber o processo como um todo, assim como, às vezes, é difícil conseguir detectar os resultados dos processos e o que, efetivamente, está dando certo ou errado.
A auditoria interna serve não apenas para examinar as práticas e alinhá-las conforme os objetivos, mas também para reforçar a transparência, a normatização adequada e a eficiência operacional.
Não há termômetro mais eficiente do que (re)conhecer o ponto de vista de funcionários e clientes, isso porque eles são os responsáveis pelos processos, no caso dos funcionários, e os maiores interessados nos resultados, no caso dos clientes.
Por um lado, o feedbackdos colaboradores:
Por outro, o feedbackdos clientes serve para:
Como colocar essa ideia em prática?
A observação do fluxo, semelhante à auditoria, envolve analisar as atividades realizadas diariamente, as tarefas executadas, quem são os responsáveis por cada etapa e quais ferramentas são utilizadas.
Tendo claro os aspectos acima, facilita-se a verificação de onde ou em quais partes estão as ineficiências e as brechas dos processos operacionais.
Para adiantar esta fase, leia: Como melhorar a eficiência nos processos de negócios.
Por fim, o ideal e mais indicado é a mescla de todos os pontos citados. Cada um deles irá intervir em tópicos específicos, algo importante para otimizar processos operacionais, pois, assim, se tem uma visão prática e contextualizada.
Após ter ciência dos pontos a serem melhorados, as principais estratégias de colocar as melhorias em prática, são:
A frase “para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve” nunca foi tão verdadeira. Porém, não entenda o “servir” como algo bom, pois isso não te levará aos seus objetivos.
Definir metas claras, mensuráveis e reais, é o primeiro passo para iniciar mudanças que farão diferença. Dessa forma, vale se apropriar do método SMART:
A técnica define critérios responsáveis por garantir se uma determinada meta é clara e coerente à realidade. Pondere sobre cada um dos tópicos e tenha um objetivo muito mais claro e alcançável.
A maioria das mudanças não é simples e colocá-las em prática requer a utilização de recursos financeiros, humanos e tecnológicos.
Sabendo quais são as mudanças necessárias, os responsáveis devem se debruçar sobre elas e verificar se todos os recursos estão disponíveis, para que sejam alocados adequadamente.
Assim, as mudanças podem requisitar orçamento para investimentos em novas ferramentas, treinamento para os funcionários e até mesmo tempo para a equipe se dedicar aos novos procedimentos.
Ainda em relação aos profissionais, para saber como alcançar uma gestão de operações produtiva, clique no link em destaque.
As mudanças quanto a otimizar processos operacionais requerem a devida capacitação da equipe. O ideal, então, é que todos os setores afetados por elas passem por formações multidisciplinares, por membros de diferentes áreas de conhecimento, para mostrar aos colaboradores novas perspectivas e abordagens.
Para garantir a adesão de todos os envolvidos, fazê-los estar a par de todos os procedimentos, principalmente os novos, faz-se necessário para que o desenvolvimento das atividades seja o mais eficiente possível.
É importante lembrar que a comunicação eficaz deve, obrigatoriamente, alinhar-se à formação, garantindo o melhor impacto dos processos diários.
Por último, após a identificação e as estratégias, uma alternativa interessante e muito adequada diz respeito ao uso de ferramentas de otimização.
Abaixo, citamos algumas delas, mas recomendamos que se aprofunde sobre cada uma e analise qual é a melhor (ou as melhores), conforme as demandas da sua empresa.
Otimizar processos operacionais irá, além de facilitá-los, torná-los mais eficientes, e, com isso, poupar tempo e aumentar os lucros.
Para obter resultados mais consistentes para toda a organização, desenvolva um plano de melhorias alinhado aos objetivos estratégicos do negócio.
Saiba mais em: Melhoria de Eficiência nos Processos de Negócios. Te ajudamos a alcançar resultados e a desenvolver um plano de melhorias alinhado aos objetivos estratégicos do seu negócio.
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Até o próximo!
Fontes:
zendesk.com.br/blog/tecnica-smart/
setting.com.br/blog/processos/otimizacao-processos/
jrconsultoria.com.br/5-ferramentas-para-otimizar-processos-na-sua-empresa/
blog.zapsign.com.br/otimizacao-de-processos/
