Medição de projetos: como medir e reportar resultados

Medição de projetos: como fazê-la? Saiba como medir e reportar eficientemente o desempenho de projetos e mais dicas de ferramentas

A medição de projetos é parte imprescindível da execução, pois se trata do momento em que os envolvidos podem refletir sobre o que deu ou não deu certo. Porém, a análise do desempenho não pode, em nenhuma hipótese, ser feita sem planejamento.

Sim, até mesmo a fase da medição e reporte do desempenho necessita de estruturação, caso contrário, eles não surtirão o efeito necessário para obterem sucesso.

A seguir, mostraremos como os gerentes podem (e devem!) executar essa fase primordial do projeto. Confira!

Medição de projetos: escolha os indicadores de desempenho

KPI

O KPI, ou Key Performance Indicator, consiste na nossa maior indicação de mensuração de desempenho de projetos, pois eles são eficazes no quesito avaliação e tomada de decisão.

Em resumo, estabelecer KPIs é essencial não somente para acompanhar o projeto, mas, sim, para realizá-lo eficientemente, ampliando os resultados positivos, a partir da compreensão de seu funcionamento.

Assim, as metas são mais bem  estabelecidas à medida que o projeto avança e os resultados favoráveis aumentam, pois se percebe os possíveis erros em tempo de arrumá-los.

Afinal, quais são os KPIs?

Primários:

Indicam o desempenho de todas as estratégias e, por isso, são considerados os principais. Veja exemplos:

• Construção Civil: valor total de contratos fechados;
• Gestão de Projetos de Construção: cumprimento do cronograma do projeto;
• Segurança na Construção: taxa de incidentes de segurança;
• Gestão de Fornecedores na Construção: desempenho dos fornecedores (avaliação);
• Sustentabilidade na Construção: certificações de construção sustentável obtidas.

Secundários:

Diferentemente dos primários, os indicadores secundários são mais detalhados e referem-se a cada parte do projeto em particular. Nesse caso, sinalizam se os métodos primários estão sendo bem-sucedidos. Exemplos:

• Construção Civil: taxa de conversão de propostas em contratos;
• Gestão de Projetos de Construção: variação no orçamento do projeto;
• Segurança na Construção: horas trabalhadas sem incidentes;
• Gestão de Fornecedores na Construção: tempo médio de entrega de materiais;
• Sustentabilidade na Construção: consumo de recursos naturais por projeto.

Práticos:

Por último, práticos são os dados utilizados para alterar ou manter as tarefas realizadas diariamente, tratam-se de informações orientadoras relacionadas ao cotidiano. O indicador prático serve para medir as estratégias primárias e secundárias de forma mais clara e concisa. Exemplos:

• Construção Civil: custo por m² construído;
• Gestão de Projetos de Construção: número de problemas de construção resolvidos por semana;
• Segurança na Construção: adesão às práticas de segurança no local;
• Gestão de Fornecedores na Construção: índice de qualidade dos materiais recebidos;
• Sustentabilidade na Construção: percentual de resíduos reciclados no canteiro de obras.

Para saber mais sobre como funciona e escolher qual o KPI ideal para o seu projeto, leia: Definição e monitoramento de KPIs na gestão de projetos

ChatGPT

O Chat GPT se trata de uma Inteligência Artificial (IA) com foco em texto. Mas o que os profissionais precisam saber é que o ChatGPT pode ser usado para auxiliá-los na Gestão de Projetos.

Gostaria de saber como? Aqui estão algumas dicas relacionadas à medição de projetos:

• Forneça os objetivos do projeto e solicite à ferramenta quais são as sugestões de KPIs ideais para seu desenvolvimento exitoso
• Forneça dados referentes ao projeto e peça auxílio na interpretação detalhada, com o intuito de otimizar a identificação de padrões e tendências, as quais, em um primeiro momento, os responsáveis podem não ter percebido;
• Peça ao ChatGPT que forneça relatórios de desempenho, focando nas identificações de possíveis falhas na execução, ou, então, peça para transformar os já existentes em relatórios mais objetivos, sucintos;
• Com os dados do relatório de desempenho, solicite à ferramenta para que forneça feedbacks automatizados aos colaboradores, focando em dois pontos: enfatizar os pontos positivos e sugerir melhorias aos pontos negativos;
• Peça ao ChatGPT que compare o desempenho do seu projeto com benchmarks do mesmo setor, para que se consiga obter parâmetros e informações privilegiadas de que está dentro dos padrões ideais;
• Muitas vezes, os profissionais responsáveis pelo projeto, justamente por verem o processo “de dentro”, não conseguem identificar os riscos. Nesse sentido, a ferramenta pode analisá-lo e descobrir riscos, desafios e eventuais problemáticas, permitindo que os colaboradores possam saná-las antes mesmo de enfrentá-las.

Ficou claro como essa IA consegue auxiliar tanto no desempenho como no reporte dos resultados? Então, está mais do que na hora de usá-la a favor da sua qualificação profissional! Falando nisso…

Veja mais: Qualificação profissional em Gestão de Projetos

Bônus: ferramentas de gerenciamento de projetos:

• Gráficos de Gantt;
• Earned Value Management (EVM)
• Trello
• Microsoft Project
• Jira;
• Asana;
• Smartsheet;
• Basecamp;
• Monday;
• ClickUp;

As ferramentas acima possuem uma variedade de recursos e dão ao gerente muitas possibilidades, como a gestão de tarefas, monitoramento de progresso, análise orçamentária, compartilhamento de documentos, comunicação da equipe, gráficos interativos, dashboards, entre outras facilidades.

Comunicação efetiva dos resultados: como fazer?

Tão importante quanto a medição de projetos é a comunicação do resultado às equipes e demais partes interessadas. No entanto, mostrá-los apenas por meio de dados e gráficos soltos e sem contexto não é, nem de longe, uma comunicação efetiva, então, confira como fazê-la da melhor maneira:

Conheça a equipe

Conhecer a audiência é o primeiro passo para qualquer feedback, afinal o tom, os termos, a postura, as discussões relevantes e o que mais envolve o discurso depende das pessoas com quem irá falar.

Seja claro e direto

Vá direto ao ponto! Assim, sua mensagem ficará clara a todos os interessados. Quanto mais “enrolar”, mais margem se dará para más interpretações. Torne a comunicação breve, apenas com o que realmente for relevante.

Enfatize as conquistas

Manter a audiência engajada é fundamental e o gerente do projeto pode engajá-la ao enfatizar as conquistas. Caso contrário, somente feedbacks negativos podem prejudicar o desempenho dali em diante. Além disso, falar sobre as conquistas é um modo de manter o que está dando certo.

Contextualize os resultados

Ao mostrar os resultados, detalhe como ele surgiu, quais foram os passos, como foi o desenvolvimento do projeto, por quais meios, quais processos foram executados, o que deu certo, o que não deu certo, por quais motivos, etc.

Dados sem embasamento não farão sentido, então, contextualize-os!

Apresente empaticamente as soluções de problemas

Algo deu errado? Seja direto sobre isso, mas de forma empática. Apresente possíveis soluções aos colaboradores e também peça auxílio quanto a resolução de problemas. Jamais esconda os eventuais desafios e obstáculos.

Tudo o que mencionamos neste artigo é muito relevante em relação à medição de projetos, mas, se reconhece que essa parte da execução é um problema, não hesite! Qualifique-se em gestão de projetos e comande programas de referência em sua área.

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Fontes:

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KPI: o que é, como funciona e como definir os seus