KPIs na gestão de projetos: saiba como obter informações valiosas para construir e desenvolver estratégias que vão gerar lucros ao negócio
Os KPIs, do inglês Key Performance Indicator, são os indicadores de performance de um projeto. Resumidamente, são os dados utilizados para definir se as estratégias do negócio estão (ou não) dando os resultados esperados pela equipe.
Sem essa análise, é como andar vendado e sem rumo. Por outro lado, com esses dados é possível saber se o andamento dos métodos está seguindo pelo caminho certo, rumo ao êxito.
Nesse caso, os KPIs na gestão de projetos são fundamentais por serem o meio de obter informações preciosas em relação à performance. Para saber como consegui-los, fique conosco para o passo a passo!
Definir os indicadores de desempenho é fundamental, pois acompanhar as estratégias garante que os desenvolvedores tenham controle sobre elas e, consequentemente, sobre o projeto.
Sem noção de como anda o desempenho, não há como compreender quais métodos não estão alcançando o resultado esperado, quais lacunas precisam ser preenchidas, quais pontos continuar investindo e assim por diante.
Nesse caso, estabelecer KPIs é como ter uma visão privilegiada, panorâmica, do projeto empresarial, algo melhor e mais eficiente do que não acompanhar e aprender com os erros somente depois dele terminado, em vez de saná-los a tempo.
Assim, a definição de desempenho equivale a:
Os indicadores chaves de desempenho são divididos em categorias, que falaremos neste tópico. Porém, tão importante quando colocá-los em prática, é tomar a melhor decisão no momento da escolha.
Afinal, trata-se de uma estratégia e não apenas de uma técnica, e estratégias precisam ser postas em prática tendo em vista certos aspectos, mas principalmente o objetivo.
Por exemplo: se o objetivo da campanha é aumentar o número de seguidores nas redes sociais da marca, um dos indicadores obrigatoriamente precisa estar relacionado às tais redes e não à página da loja on-line.
Dito isso, vamos aos principais KPIs na gestão de projetos:
Responsáveis para mensurar os resultados: as ações estão dando o resultado esperado? O objetivo está sendo alcançado? As metas estão sendo atingidas, conforme o esperado?
Para exemplificar, tratando-se de uma empresa, os KPIs primários apresentam como está a taxa de conversão de clientes. Ele é o indicador principal de desempenho de todas as estratégias e possibilita analisá-las a partir de:
Os secundários mostram como os resultados dos primários foram ou estão sendo atingidos, isto é, precisam justificá-los. Outra diferença diz respeito a quem executa essa análise, nesse caso, a equipe da diretoria, gerentes e supervisores de quem executa o projeto.
Primário: visão abrangente dos resultados.
Secundário: visão mais específica e detalhada dos componentes individuais das estratégias, sendo:
Por fim, os práticos são os dados usados para alterar (ou manter, caso a estratégia seja um sucesso) a execução das tarefas realizadas diariamente. Eles são os responsáveis por orientar as decisões rotineiras no desenvolvimento do projeto.
Como complemento dos demais KPIs, a finalidade deste último indicador é esclarecer os resultados obtidos pelo primário e secundário, por meio de uma visão mais prática, como o nome mesmo diz. Se refere a:
A depender do objetivo, os profissionais responsáveis devem selecionar os indicadores de KPIs na gestão de projetos, mas como fazê-lo de forma estratégica?
A gestão de projetos é uma habilidade essencial no mundo atual, seja em pequenas empresas ou grandes corporações. Por isso, entender sobre a qualificação profissional em Gestão de Projetos é essencial para iniciar.
Apesar de já mencionado, é importante salientar: defina objetivos gerais e específicos muito claros, pois é em torno deles que tudo deverá girar.
Ninguém compra uma passagem para o Rio de Janeiro querendo chegar a São Paulo, não é mesmo?
Certos dados não são relevantes para determinados projetos. Se a meta é atrair mais compradores, métricas relacionadas às redes sociais, como curtidas e compartilhamentos, não querem dizer muita coisa.
Acredite: lojas podem ter milhares de seguidores e viralizar um vídeo no Instagram e não venderem quase nada. Então, mais uma vez, foque no que é importante para o objetivo!
Nesse caso, a regra é simples e precisa: escolha medidores claros e fuja dos que podem dar resultados que gerem interpretações ambíguas.
Nem todo indicador de desempenho é “amigo” do projeto, mas isso você já sabe. Porém, também é preciso filtrar até mesmo os que são relevantes e não pecar pelo excesso.
Muitos indicadores causam dispersão do foco, assim, o ideal é optar pelos mais cruciais.
A coleta de dados deve ser prática e eficiente, então, os recursos para realizá-la precisam estar facilmente disponíveis. Mensurar com pouca informação e instrumentos não é viável. Lembre-se disso!
Por fim, se aproprie das metodologias de monitoramento de KPIs na gestão de projetos, afinal eles podem precisar de reajustes eventuais, conforme o andamento das estratégias.
Esse passo permite que o projeto se mantenha alinhado segundo os propósitos almejados, mantém os êxitos e soluciona as problemáticas encontradas no meio do caminho.
Veja mais: Gerenciamento de Projetos: principais tendências a observar
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Fontes:
