Manual do Cliente

Quem Somos

Além da Certificação, conheça aqui as outras entregas da Fundação Vanzolini para a sociedade:

• Educação
  • Cursos livres, Cursos In Company e Formação em Larga Escala com Tecnologia;
• PD&I
  • Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação com foco em novos produtos, serviços e metodologias;
• Soluções
  • Para os desafios de organizações, envolvendo tecnologia, inovação e implementação.

Primeira entidade certificadora no Brasil a certificar Sistemas de Gestão da Qualidade

Com a finalidade de garantir o melhor contato possível entre a Fundação Vanzolini e o cliente, clique aqui para entrar em contato com os departamentos da Unidade de Certificação.

É possível encontrar o Formulário de Proposta na página da certificação escolhida e, após preenchimento, o documento deve ser enviado para o e-mail certific@vanzolini.org.br

EQUIPE AUDITORA

A Fundação Vanzolini possui uma equipe de auditores constituída por profissionais com experiência comprovada e formação técnica em práticas de auditoria.

Todos seus auditores são graduados e são qualificados mediante avaliações.

Antes da elaboração de uma proposta comercial, a Diretoria de Certificação efetua a análise crítica da solicitação do cliente, garantindo, dessa forma, que os auditores que serão alocados para realizar os eventos de auditoria possuam a competência necessária.

Após o agendamento das auditorias e antes da realização dos eventos in loco, a Fundação Vanzolini disponibiliza o currículo do auditor, que apresenta sua competência e experiência. Caso exista algum impedimento por parte da organização com relação a algum participante da equipe auditora alocada, a organização deverá se manifestar, com a possibilidade, mediante análise e comprovação da procedência da restrição, alterar a equipe auditora.

A Fundação Vanzolini promove uma série de atividades com os auditores, de forma a garantir o mais alto padrão de qualidade em sua prestação de serviço. Dentre algumas dessas atividades, pode-se citar:

a) Treinamentos específicos;
b) Planejamento de competências para os auditores;
c) Monitoramento das atividades da equipe auditora, por intermédio do “Questionário de Avaliação de Auditoria nos clientes”, bem como monitoramento do processo de auditoria por Comissão Técnica independente.

Seguem, abaixo, as explicações das classificações adotadas para os desvios encontrados durante a auditoria:

Não Conformidade Maior:

Não conformidade que afeta a capacidade do sistema de gestão de atingir os resultados pretendidos.

Nota (exemplificativa): Não conformidades poderiam ser classificadas como maiores nas seguintes circunstâncias:

Se houver uma dúvida significativa e evidenciada sobre a existência de um efetivo controle de processo, ou de que produtos ou serviços atendem aos requisitos especificados.

Um número de não conformidades menores associadas ao mesmo requisito ou assunto poderia demonstrar uma falha sistêmica e, assim, constituir uma não conformidade maior.

Não Conformidade Menor:

Não conformidade que não afeta a capacidade do sistema de gestão de atingir os resultados pretendidos.

A equipe auditora pode identificar e registrar oportunidades de melhoria, definidas, conforme abaixo, exceto se isso for proibido pelo Procedimento Específico da norma de referência:

Oportunidade de Melhoria:

Situação evidenciada de conformidade ao requisito, porém com sinais de tendência de perda de eficácia ou de uma não conformidade futura.

Esclarecimentos:
1) Oportunidades de melhoria relatadas devem incluir evidências da conformidade ao requisito;
2) Não conformidades não devem ser relatadas como oportunidades de melhoria.

Ao longo dos últimos anos, a Fundação Carlos Alberto Vanzolini tem catalogado as principais dúvidas dos clientes. Espera-se que a lista abaixo possa elucidar suas dúvidas.

1- Quando eu devo solicitar a pré-auditoria?                

Após a implementação do Sistema de Gestão, a organização deverá realizar, pelo menos, um ciclo de auditorias internas e análise crítica pela alta direção para solicitar a pré-auditoria.

2- Para que serve a pré-auditoria?

No início da década de 90, as organizações solicitavam a auditoria de certificação à Fundação Vanzolini sem nenhuma verificação prévia. Normalmente, os auditores detectavam problemas conceituais, como  a não aplicação de requisitos que influenciavam fortemente as questões ambientais. Nesses casos, a certificação não podia ser recomendada, causando transtornos para a organização e certa decepção. Muitas vezes, os problemas advinham de uma incorreta interpretação da norma para o setor de negócio da organização. Com essa experiência adquirida, os Organismos de Certificação em todo o mundo passaram a realizar análises prévias, a fim de diminuir os riscos de não certificação por problemas de adequação. Essas análises prévias são as chamadas pré-auditorias.

3- Como é feita a pré-auditoria?

Esse é o primeiro contato da equipe auditora com os responsáveis da organização que pretende se certificar, e serve para aproximar as duas instituições, a Organização e a Certificadora, diminuindo a ansiedade da organização. Na pré-auditoria são seguidas todas as etapas da auditoria de certificação: reunião de abertura, investigação, relato das não conformidades e reunião de encerramento. Caso a organização opte, o auditor da auditoria de certificação poderá ser o mesmo da pré-auditoria.

A pré-auditoria tem como objetivo analisar criticamente a adequação do sistema de gestão da qualidade. Isso significa que os procedimentos e documentação (inclusive documentações legais) serão verificados em relação a sua adequação à norma de referência.

Ao final da pré-auditoria, a organização recebe um relatório, contendo todos os itens que devem ser corrigidos, identificados na amostragem realizada na pré-auditoria.

 4- Qual é o prazo padrão entre a pré-auditoria e a auditoria de certificação fase 1 e fase 2?

Não existem prazos formais definidos. A data da auditoria de certificação fase 1 normalmente é agendada na continuação dos trabalhos desenvolvidos pela pré-auditoria. Se a pré-auditoria e a auditoria de certificação fase 1 não detectaram problemas graves, demonstrando que o sistema está implementado, a auditoria de certificação fase 2 pode ser realizada a qualquer momento, necessitando, apenas, de confirmação da disponibilização de auditores que possam auditar esse tipo de negócio.  Se, ao contrário, a pré-auditoria detectar muitos problemas, que precisam de mais tempo para serem corrigidos, cabe apenas à organização definir o prazo necessário para estar preparado para a auditoria de certificação fase 2.

Recomenda-se o prazo de um mês entre a auditoria fase 1 e a auditoria de certificação fase 2.

5- No meu orçamento consta uma pré-auditoria de um dia. Eu acho que é pouco. Posso solicitar mais um ou dois dias de pré-auditoria?

Sim. A carga horária definida no orçamento é a mínima necessária para avaliar os itens principais da norma. Caso a organização deseje uma análise mais aprofundada, a carga horária da pré-auditoria pode ser aumentada. Haverá um aumento proporcional no preço do evento.

6- Posso optar por não realizar a pré-auditoria?

Sim. A Fundação Vanzolini recomenda fortemente a realização da pré-auditoria, porém, se a organização tem muita segurança na adequação e conformidade de seu sistema de gestão, não há problema algum em realizar a auditoria de certificação fase 1 sem a pré-auditoria.

7- O que é a auditoria de certificação fase 1?

A auditoria de certificação fase 1 é uma atividade que tem como principais funções:

a) verificar a documentação do sistema de gestão da qualidade;

b) avaliar a localização da organização e as condições específicas do local, além de avaliar com o pessoal da organização o grau de preparação para a auditoria fase 2;

c) analisar a situação e a compreensão da organização quanto aos requisitos da norma, em especial com relação à identificação e controle dos aspectos significativos, atendimento legal, auditoria interna e análise crítica do sistema de gestão;

d) coletar informações necessárias em relação ao escopo do sistema de gestão;

e) analisar a alocação de recursos para a Fase 2 e ajustar com a organização os detalhes da auditoria Fase 2.

8- Quem faz parte da equipe auditora?

A equipe auditora normalmente é formada por um ou mais auditores. Esses auditores são profissionais com experiência em auditorias e conhecimento no ramo de atividade da organização. Normas internacionais adotadas pela Fundação Vanzolini garantem que o auditor possui conhecimento do ramo do negócio a ser auditado.

9- Se o auditor não achar desvios na pré-auditoria, já posso receber o certificado?

Não. A pré-auditoria tem objetivo distinto da auditoria de certificação. A pré-auditoria tem como objetivo verificar se a organização atende a alguns requisitos principais do sistema de gestão e não tem abrangência de amostragem necessária para confirmar a implementação completa de todos os requisitos da norma de Sistema de Gestão da Qualidade.

A verificação da implementação dos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade e das disposições planejadas é feita, em parte, na Auditoria de Certificação Fase 1 ( aprox. 20 %) e, em parte, na Auditoria de Certificação Fase 2 (aprox. 80%), que não podem ser dispensadas de forma alguma.

10- Como saberei que áreas serão auditadas na pré-auditoria  e ou auditoria de certificação fase 1, auditoria de certificação fase 2 e auditoria de supervisão?

Após o recebimento dos documentos solicitados, a equipe auditora elabora um plano de auditoria, contendo os processos a serem auditados e horários que serão avaliados. O plano é enviado com sete dias de antecedência, para que a organização possa se preparar para receber a equipe.

11- Por que devem ocorrer auditorias de supervisão (acompanhamento) nas instalações da empresa?

A finalidade das auditorias de supervisão é garantir que o sistema de gestão certificado continua atendendo aos requisitos da norma do Sistema de Gestão da Qualidade e as disposições planejadas. As auditorias de supervisão devem ser realizadas, no mínimo, uma vez por ano. A data das auditorias de supervisão não deve ultrapassar 12 meses, a partir da data de concessão do Certificado.

12- Posso ter acesso ao currículo do auditor?

Sim. Ao receber o plano de auditoria, o nome dos auditores é informado ao cliente. Basta consultar o endereço eletrônico citado na folha de rosto do plano de auditoria para que a organização possa acessar os currículos dos auditores.

13- Quais são os possíveis resultados de uma auditoria de certificação fase 2.

A equipe auditora, com base nas constatações da auditoria, pode tomar as seguintes decisões:

• Recomendação da certificação (mediante apresentação de um plano de ação para as não conformidades menores eventualmente detectadas);
• Recomendação da certificação com auditoria de follow-up (in loco ou documental) para as não conformidades menores críticas;
• Recomendação da certificação com auditoria extra nos requisitos considerados críticos;
• Não recomendação da certificação.

14- Para a recomendação da certificação, é necessária uma auditoria documental ou in-loco para fechar as não conformidades menores? Em resumo, posso ser certificado com não conformidades menores, cujas ações de correção ainda não estejam finalizadas?

Desde que não existam não conformidades maiores detectadas pela equipe auditora, é possível obter a certificação com não conformidades menores, ainda sem as ações de correção implantadas. A Fundação Vanzolini aceita para as não conformidades menores um plano de ação corretiva, não incorrendo em custos extras para o cliente.

Na auditoria seguinte, será verificado o tratamento das não conformidades menores. Esse é um ponto importante que diferencia a metodologia da Fundação Vanzolini em relação às demais certificadoras.

15- O que é a “recertificação”? Ela é obrigatória?

 Antes do término da validade do Certificado da organização, o Sistema de Gestão da Qualidade necessita ser reavaliado de forma completa, para que a certificação seja renovada. Esse evento é chamado de auditoria de “recertificação”. A auditoria de “recertificação” é obrigatória, se a organização pretende continuar certificada.

16- O que é a Comissão Técnica?

A Comissão Técnica é um grupo de pessoas devidamente qualificadas e independentes, que tem como função avaliar todo o trabalho da equipe auditora e confirmar ou não a conclusão das auditorias emitidas pela equipe de auditores.

São objetivos da Comissão Técnica: garantir a confiabilidade, imparcialidade e qualidade de todo o processo.

17- Essa Comissão se reúne de quanto em quanto tempo? Onde?

A Comissão Técnica apresenta rapidez e agilidade nas suas decisões, analisando os relatórios de auditoria, semanalmente, nas instalações da Fundação Vanzolini. Como é uma Comissão formada por brasileiros e que se reúnem no Brasil, o processo de decisão é rápido, o que encurta o tempo entre a auditoria e a emissão dos Certificados.

18- O que é IQNET e o que significa o certificado IQNET     ?

A IQNET      é uma rede internacional de entidades certificadoras, estabelecida na Suíça, com a participação de certificadoras do mundo inteiro. As certificadoras que fazem parte da rede da IQNET      respondem por, aproximadamente, 30% dos certificados emitidos no mundo.

A Fundação Vanzolini é membro pleno da IQNET  e é o único organismo de certificação brasileiro escolhido para fazer parte dessa entidade.

Um certificado IQNET      significa um reconhecimento mundial, pois as principais certificadoras do mundo fazem parte da rede  e podem, caso seja necessário, emitir certificados conjuntos com base na análise feita pela Fundação Vanzolini no Brasil.

20- O que significa acreditação junto à Cgcre?

Ter a acreditação junto à Cgcre significa que existem os seguintes controles sobre a atuação da Fundação Vanzolini, dentre outros estabelecidos em norma:

• Verificação contínua da capacitação das equipes auditoras por meio de auditorias periódicas;
• Verificação contínua do cumprimento do dimensionamento mínimo para as auditorias, conforme regras definidas pelo IAF;
• Verificação contínua sobre a isenção e postura ética do organismo certificador.

 Mais informações podem ser obtidas no site: www.inmetro.gov.br

 21- Posso usar a marca de certificação no meu produto?

Não. Existem regras que devem ser seguidas no uso da Fundação Vanzolini e da marca de certificação. A Fundação Vanzolini define um procedimento que deve ser seguido pela organização certificada.

Neste manual, no capítulo 11, trata-se especificamente das regras para uso da marca. Consulte!

22- Sou obrigado a usar a marca da Fundação Vanzolini quando anunciar ao mercado minha certificação?

Ao contrário de alguns organismos de certificação, a Fundação Vanzolini não obriga que a organização utilize o selo da Fundação Vanzolini em suas propagandas, ainda que recomende fortemente sua aplicação. A organização é livre para comunicar a certificação, dentro de regras internacionais e nacionais vigentes. Contudo, é vedada a criação de selo ou marcas próprias para este fim, podendo incorrer em violação de marcas já registradas.

 23- A Fundação Vanzolini pode fornecer consultoria para implementar o Sistema de Gestão da Qualidade?

Não. Conforme regras internacionais e regras éticas internas da Fundação Vanzolini, não existe a possibilidade de fornecimento de serviços de consultoria para implementação de qualquer norma que a Fundação Vanzolini certifique.

A Fundação Vanzolini também não recorre a subterfúgios para tal atividade como uso de organizações coligadas ou controladas.

A Fundação Vanzolini atua como parceira das organizações de consultoria, reconhecendo, incentivando e até atualizando-as; nunca atua como concorrente.

24- Quais são os critérios para escolher uma certificadora e avaliar as propostas?

 Na sua escolha, leve em consideração (não necessariamente nesta ordem):

• Se o organismo de certificação é acreditado pela Cgcre ou organismo de acreditação signatário do acordo de reconhecimento mútuo (MLA) do International Accreditation Forum – IAF, e que atende, portanto, às normas e regulamentos que lhe permitam auditar e conceder certificações (acreditadas) de sistemas de gestão;
• Competência dos auditores;
• Se o organismo de certificação cumpre os critérios estabelecidos pelo IAF, quanto ao dimensionamento das auditorias e quanto à qualificação dos auditores, em relação ao escopo da certificação;
• Não restringir a seleção e contratação pelo critério de menor preço, garantindo uma análise mais ampla, como teor inteiro da proposta, custos explícitos, impostos incluídos e histórico de certificações realizadas;
• Avaliar se, na proposta comercial, o número de homens-dias para a realização dos serviços está compatível com o volume e a complexidade do serviço.

25- Posso utilizar o símbolo da ISO e o nome “ISO” estampado em meus produtos?

Não! O símbolo da ISO, e a marca “ISO” são marcas registradas que possuem regras próprias para a sua utilização. Por favor, verifiquem no link, informado abaixo, as regras de sua utilização, de forma a não incorrer em qualquer penalização:

http://www.iso.org/iso/home/name_and_logo.htm

26- No caso de outras dúvidas, a quem devo consultar?

Fale conosco pela área de Contatos.

A Fundação Vanzolini, ao longo do processo de certificação, pode ter acesso às informações confidenciais relativas à organização (ex.: projetos, tecnologia, mercado de atuação, fornecedores, etc.) e aos seus processos produtivos e administrativos.

Todo o pessoal que trabalha na Diretoria de Certificação da Fundação Vanzolini e também os auditores, que são profissionais contratados para um determinado serviço, assinam o código de conduta, que estabelece os procedimentos de trabalho, incluindo vários princípios relacionados ao sigilo, à confidencialidade e à ausência de conflito de interesse. A organização deve se comprometer também a adotar medidas que impeçam quaisquer ameaças à imparcialidade da equipe auditora.

As informações sobre a organização não são reveladas a terceiros sem o consentimento, por escrito, do cliente. Caso a lei exija que tais informações sejam dadas ao conhecimento de terceiros, o cliente é formalmente informado, conforme estabelecido na lei.

A organização deve informar ao organismo de certificação, sem demora, das questões que possam afetar a capacidade do sistema de gestão de continuar a atender aos requisitos da norma usada para certificação.

A organização deve concordar e franquear o mesmo acesso dado ao auditor da entidade certificadora à equipe avaliadora do organismo acreditador, caso seu processo seja amostrado para auditoria testemunha. Se mudanças ocorrerem, deve oferecer uma justificativa apropriada.

A organização deve demonstrar capacidade de resposta às reclamações sempre que acionada por partes interessadas ou organismo certificador.

– Fundação Vanzolini / IQNET

A organização cujo Sistema de Gestão (Qualidade) possui os Certificados emitidos pela Fundação Vanzolini e IQNET está autorizada a usar a marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET (selo), observando-se que:

1.A marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET de Sistema de Gestão deve ser usada:

• Com o nome da organização certificada (e da divisão, se necessário);
• Com o número do Certificado (opcional);
• Fazendo referência à norma aplicável;
• Dentro do período de validade do Certificado;
• Dentro do escopo ou área certificado;
• Utilizado pela organização certificada (o responsável legal);
• Respeitando as regras quanto às cores, distâncias e tamanhos previstos neste documento.
• Sem qualquer mudança.

2. A marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET pode ser utilizada para fins comerciais, aparecer em documentos usados nas correspondências da organização, na internet e em propaganda. Ela não deve ser utilizada em declarações que ultrapassem o escopo dos Certificados da Fundação Vanzolini e IQNETIQNet, principalmente nos casos onde há cobertura parcial dos Certificados com relação à totalidade da linha de produtos/serviços da organização. Em caso de dúvida, o escopo do SG – Sistema de Gestão deverá ser especificado.

3. As declarações da certificação devem indicar que os produtos/serviços referidos são procedentes de uma organização cujo Sistema de Gestão (Qualidade) foi certificado pela Fundação Vanzolini e IQNET e não podem ser utilizadas nos produtos e em suas embalagens e devem conter a referência a identificação da organização certificada.

4. É vedado o uso da marca de certificação Fundação Vanzolini/IQNET diretamente no produto e na sua embalagem.

5. Na utilização da marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET, a organização certificada deverá observar os princípios da concorrência honesta. A organização certificada deverá impedir qualquer uso ou declaração a respeito daà marca de certificação, que seja inaceitável pela Fundação Vanzolini e IQNET.

6. A organização certificada receberá uma cópia reproduzível da marca de certificação (selo). A organização certificada não está autorizada a fazer qualquer alteração gráfica na marca de certificação da Fundação Vanzolini / IQNET (inclusive cores) sem a concordância por escrito da Fundação Vanzolini. Alterações nas dimensões da marca de certificação são aceitáveis, desde que mantidas as proporções e a legibilidade do selo.

7. O uso da marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET é restrito às organizações certificadas e o direito de uso desta não deve ser transferido para terceiros ou substitutos, nem ser objeto de cessão ou aquisição ou de qualquer medida compulsória.

8. Laboratórios de calibração e ensaios certificados não podem dar a entender a seus clientes que a certificação equivale a acreditação com base no ABNT ISO IEC 17025. Os laboratórios não podem utilizar a marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET nos Laudos/Certificados, entregues aos seus clientes.

- Certificado IQNET

9. O certificado IQNET é baseado na auditoria e certificação realizada pela Fundação Vanzolini, ou sob sua coordenação, e é emitido por esse membro em nome da IQNET . A certificação IQNET foi instituída em função da mútua confiança entre os membros, resultante da avaliação entre seus pares, da cooperação e da assinatura do acordo multilateral IQNET Multilateral Agreement (MLA) de reconhecimento mútuo de Certificados.

10. Em razão de a Fundação Vanzolini ser membro da IQNET a organização certificada recebe o Certificado IQNET .

11. A responsabilidade principal pela emissão do Certificado IQNET é da Fundação Vanzolini.

12. Caso a Fundação Vanzolini deixe de ser membro da IQNET , o Certificado IQNET da Organização deixará de ser válido e será recolhido pela Fundação Vanzolini, no prazo de 30 dias.

- Marca de Acordo Multilateral IAF

13. A Organização cujo Sistema de Gestão possui os Certificados emitidos pela Fundação Vanzolini não tem a permissão de uso do símbolo do IAF, que é impresso no Certificado recebido, uma vez que a permissão de uso foi concedida especificamente para a Fundação Vanzolini em seu uso como organismo acreditado.

- Quadro Geral de Uso da Marca

Como meio de melhor elucidar a marca de certificação da Fundação Vanzolini/IQNET para indicar quando um produto foi feito sob um sistema de gestão da qualidade, a tabela abaixo indica as permissões, e restrições, de uso da marca de certificação fornecida da Fundação Vanzolini e no uso de declarações usadas para a divulgação da certificação:

Modelo de declaração que pode ser utilizada:
“Este produto foi fabricado pela organização (identificar a organização) cujo sistema de gestão da qualidade é certificado pela Fundação Vanzolini, com referência na NBR ISO 9001:15”

O Termo “fabricado”, para organizações de serviço, pode ser adaptado aos termos utilizados no segmento da organização.

Qualquer intencional ou flagrante violação culposa das providências acima resultará na revogação da concessão dos Certificados. O direito de uso da marca de certificação termina na não renovação ou anulação da concessão dos Certificados da Fundação Vanzolini e IQNET, depois do devido procedimento administrativo aplicável para tal situação.

As reclamações dos clientes da Fundação Vanzolini podem ser documentadas e encaminhadas através do questionário de avaliação entregue ao final de cada auditoria realizada, ou mediante qualquer outro meio.

Todas as reclamações são analisadas criticamente e são tomadas as devidas ações de melhoria e/ou ações corretivas.
Caso a organização não concorde com as deliberações da Fundação Vanzolini, ela poderá iniciar um processo de apelação, dirigido ao nível competente da Fundação Vanzolini.

Após análise, a decisão será informada à organização.

É possível, também, entrar em contato diretamente pelo e-mail saccert@vanzolini.org.br.

A Fundação Vanzolini possui regras claramente estabelecidas para suspensão ou cancelamento da certificação. Tais regras estão definidas nos contratos firmados entre as partes.

A qualquer momento a organização poderá solicitar a redução ou aumento do escopo de certificação, devendo contatar a área comercial da Fundação Vanzolini.

As inclusões ou exclusões de sites também podem ser realizadas durante a vigência do contrato, devendo a organização manifestar seu interesse junto à área comercial da Fundação Vanzolini.

Importante: Em caso de suspensão, cancelamento ou término do contrato de certificação com a Fundação Vanzolini, a organização deve retirar de sua propaganda, sitio na internet ou outro meio de comunicação que tenha utilizado a marca e referência à Fundação Vanzolini da certificação do seu Sistema de Gestão. O direito de uso da marca de certificação termina na não renovação contratual ou anulação da concessão dos Certificados da Fundação Vanzolini e IQNET.

Ao final da auditoria, o auditor líder apresentará à organização os comprovantes das despesas da equipe auditora, juntamente com o formulário “controle de despesas”, preenchido para aprovação. O valor total das despesas deverá ser reembolsado à Fundação Vanzolini que efetuará o reembolso ao auditor.