Independentemente do porte, toda empresa é formada por diferentes áreas, cada uma com múltiplos processos acontecendo ao mesmo tempo.
Nesse cenário, é comum que algumas engrenagens não funcionem com a eficiência esperada. Uma pesquisa da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), realizada em 2024 com empresas brasileiras, aponta que 67% das organizações ainda operam com baixa maturidade em gestão de processos, cenário que gera retrabalho recorrente, desperdício de recursos e perda de competitividade.
É justamente nesse ponto que a metodologia Lean se destaca: identificando gargalos, eliminando desperdícios e promovendo processos mais ágeis, consistentes e eficientes.
Se você busca esses resultados e quer começar a aplicar o Lean de forma prática no dia a dia, este conteúdo vai ajudá-lo a enxergar desperdícios rapidamente, entender seus impactos e começar a aplicar as ferramentas que geram melhorias reais.
Diferente do que muitos imaginam, o Lean não é exclusivo da indústria. Seu modo de pensar pode ser aplicado em escritórios, hospitais, escolas, operações logísticas, serviços financeiros, atendimento ao cliente e até no setor público. Onde existe processo, existe oportunidade de aplicar Lean no dia a dia.
O foco do Lean está em três pilares fundamentais: fluxo, velocidade e valor para o cliente. Isso significa reduzir tudo o que atrasa, gera erros ou consome esforço sem necessidade, permitindo que o trabalho flua com menos interrupções e mais previsibilidade.
Quando se fala em desperdício, muitas pessoas pensam apenas em erros visíveis. No Lean, o conceito é mais amplo. Desperdício é tudo aquilo que consome tempo, recursos ou esforço sem gerar valor real para o cliente ou para o processo.
Dados do IBGE e da FGV indicam que a produtividade do trabalhador brasileiro cresceu apenas 0,2% ao ano na última década, um dos índices mais baixos entre economias emergentes. Parte desse desempenho está ligada a processos ineficientes, falta de padronização e desperdícios estruturais que o Lean ajuda a corrigir.
No dia a dia, isso aparece de forma simples e recorrente, como:
| Situação no dia a dia | Tipo de desperdício | O que isso gera |
| E-mails desnecessários ou que poderiam ser uma mensagem rápida | Superprocessamento | Tempo perdido, caixa congestionada, decisões travadas |
| Filas de processos aguardando análise ou aprovação | Espera | Atraso em entregas, cliente insatisfeito, equipe ociosa |
| Entregas com erros ou fora do padrão de qualidade | Defeitos | Retrabalho, desgaste da equipe, insatisfação do cliente |
| Aprovações em camadas para decisões simples | Superprocessamento | Lentidão, desmotivação, perda de agilidade |
| Tarefas manuais que poderiam ser automatizadas | Movimentação desnecessária | Fadiga, erro humano, desperdício de tempo |
Esses desperdícios estão diretamente ligados a prejuízo financeiro, queda de produtividade e aumento da insatisfação de clientes e equipes.
Segundo o Lean Institute Brasil, empresas que aplicam Lean de forma estruturada conseguem reduzir desperdícios operacionais em até 30%, além de aumentar a produtividade em 20% no primeiro ano de implementação. Por isso, mais do que ajustes pontuais, o Lean propõe identificar a causa do problema e eliminá-lo de forma estruturada.
O Lean classifica os desperdícios em oito tipos principais, conhecidos como MUDAS. Reconhecê-los é o primeiro passo para eliminá-los.
Movimentação excessiva de documentos, materiais, informações ou pessoas.
Exemplo: pastas físicas circulando entre setores ou arquivos digitais enviados várias vezes por e-mail.
Acúmulo de materiais, documentos, solicitações ou tarefas paradas.
Exemplo: filas de processos aguardando análise ou estoque de materiais sem uso.
Esforço físico ou mental além do necessário.
Exemplo: procurar arquivos, alternar entre vários sistemas ou refazer buscas de informação.
Tempo em que pessoas, processos ou clientes ficam parados.
Exemplo: atendimento aguardando aprovação, retorno de e-mail ou liberação de sistema.
Produzir mais do que o necessário ou antes do momento certo.
Exemplo: relatórios extensos que ninguém utiliza.
Processos mais complexos do que o necessário.
Exemplo: múltiplas aprovações para decisões simples.
Falhas que geram retrabalho.
Exemplo: formulários incompletos, erros de digitação ou informações inconsistentes.
Pessoas subutilizadas ou sem autonomia para melhorar processos.
Exemplo: equipes executando tarefas repetitivas e sem espaço para propor melhorias.
Você não precisa de um projeto complexo para começar. Use este checklist para tarefas que já fazem parte do seu dia a dia:
Responder a essas perguntas é o primeiro passo para identificar desperdícios Lean e começar a atuar de forma prática.
Mesmo com conhecimentos iniciais, como o nível Yellow Belt, já é possível utilizar algumas ferramentas Lean sem apoio técnico avançado. Veja quais e seus benefícios:
Exemplo prático: Limpar pastas compartilhadas, nomear arquivos de forma padronizada, descartar documentos obsoletos.
Exemplo prático: mapear o processo de aprovação de compras e descobrir que três pessoas aprovam a mesma coisa.
Exemplo prático: analisar o fluxo de atendimento e perceber que o pedido fica mais tempo parado aguardando aprovação do que em execução.
Exemplo prático: por que o relatório sai com erro? Porque a planilha está desatualizada. Por que? Porque não há responsável definido para atualizá-la.
Exemplo prático: criar um checklist obrigatório para envio de propostas, evitando informações incompletas ou divergentes.
Exemplo prático: visualizar demandas por status (a fazer, em andamento, concluído) e evitar que muitas tarefas sejam iniciadas ao mesmo tempo.
Aplicar Lean no dia a dia gera resultados rápidos e mensuráveis em diferentes áreas e setores.
Quando a equipe entende o processo, identifica desperdícios e participa das soluções, o Lean deixa de ser uma ferramenta e passa a fazer parte da cultura organizacional.
Esse é o caminho natural para quem deseja evoluir profissionalmente: a vivência prática do dia a dia prepara o profissional para assumir projetos maiores e, naturalmente, avançar do Yellow Belt para o Green Belt.
Lean deixa de ser uma iniciativa pontual e passa a ser um jeito de trabalhar: problemas ficam visíveis, as decisões acontecem mais rápido, o fluxo se mantém contínuo e a melhoria vira rotina.
A jornada do profissional que se especializa em Lean tem uma evolução que acontece de forma progressiva. Normalmente seguindo o fluxo abaixo:
Nesse percurso, a Fundação Vanzolini atua como parceira na formação de profissionais Lean Seis Sigma, oferecendo cursos estruturados do nível introdutório ao avançado.
Com base sólida em Engenharia de Produção, a Fundação prepara profissionais para aplicar o Lean de forma prática, conectando conceitos, ferramentas e resultados reais no ambiente de trabalho.
Para mais informações sobre os cursos:
São oito: transporte, estoque, movimentação, espera, superprodução, superprocessamento, defeitos e talentos não aproveitados.
Observe filas, retrabalho, esperas, aprovações excessivas e atividades que não geram valor
5S, Fluxograma, 5 Porquês, Checklist de padronização e Kanban básico.
Não. Pode ser aplicado em serviços, escritórios, saúde, educação, logística e setor público.
Começar aprendendo a enxergar desperdícios e aplicar melhorias simples no dia a dia.
