No ritmo acelerado do mercado atual, empresas que desejam crescer precisam estruturar seus processos e adotar práticas que elevem eficiência, qualidade e produtividade. Para alcançar esses resultados, a padronização e a gestão de processos são fundamentais.
Essas duas atividades exercem um impacto transformador na eficiência operacional e na produtividade de uma organização, sendo cruciais para a sobrevivência e o destaque da empresa no cenário competitivo e globalizado atual.
No artigo de hoje, a Fundação Vanzolini reúne sua expertise de quase 60 anos de existência e a experiência de seus professores para trazer o que há de mais atual no mercado sobre a gestão de processos e padronização, além de explicar como fazer para atingir esses resultados. Acompanhe!
A padronização é uma ação essencial para melhorar a eficiência operacional.
Segundo Ricardo Blauth, empresário, professor da Fundação Vanzolini e autor de diversos livros na área, a padronização é a principal vantagem de se trabalhar com a gestão e traz impactos diretos na melhoria dos processos, na redução de variações, no aumento da eficiência e na redução do retrabalho.
• Identificação de melhorias: ao realizar os processos da mesma maneira, a empresa consegue identificar pontos de melhoria específicos nessas etapas. Se um processo não é padronizado, torna-se impossível melhorá-lo, e as mudanças podem ser ineficazes, resultando na piora da performance.
• Melhoria da qualidade e redução de variações: a padronização permite melhorar a qualidade e diminuir variações e desvios. Em entrevista ao blog da Fundação Vanzolini, o professor usou um exemplo muito interessante sobre a produção de parafusos:
“Se formos produzir parafusos sem controlar os processos, às vezes o parafuso encaixa na porca, outras não. Quando padronizamos os processos, sabemos que ele sempre encaixa e poderá ser utilizado como um produto adequado, melhorando a satisfação do cliente”, afirmou o professor.
• Aumento da eficiência: os processos de negócios organizados e padronizados atuam na qualidade da entrega do produto ou serviço, estabelecendo a distribuição de etapas conforme a demanda.
• Redução de retrabalho e melhoria do clima organizacional: a falta de padronização leva ao retrabalho, que é um desperdício de tempo e dinheiro, além de causar insatisfação nos colaboradores. De acordo com o professor, ao passar o “pente fino” e padronizar os processos em um hospital, foi possível melhorar em 15% o clima organizacional.
Além disso, um ponto muito importante da padronização está relacionado ao aprendizado organizacional, algo fundamental para a melhoria dos processos do negócio.
O conceito de eficiência é bastante amplo e geralmente está associado à produtividade da empresa. Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, escreveu em seu livro “The Effective Executive” (O Executivo Eficaz), que “eficiência é fazer de maneira certa”.
Dessa forma, eficiência significa trabalhar com velocidade, desempenhar o trabalho com menos recursos e realizar grandes projetos com um orçamento reduzido. É o famoso: fazer mais com menos!
A gestão ou gerenciamento de processos vão impactar diretamente a eficiência com:
A padronização e a gestão de processos são ferramentas estratégicas para a otimização. A gestão permite identificar, desenvolver e monitorar atividades, enquanto a padronização garante que essas atividades sejam realizadas da “maneira certa”, resultando em maior produtividade, redução de custos, melhoria da qualidade nos produtos e serviços, e também na otimização dos procedimentos operacionais.
Na prática, os impactos são:
• Otimização de tempo: uma das principais vantagens do gerenciamento de processos é o melhor aproveitamento do tempo. Processos mal definidos geram filas de atividades e tornam o processo moroso (gargalo). O mapeamento e a melhoria dos processos agilizam as atividades, otimizando o tempo das equipes, máquinas e tarefas.
• Incremento nos resultados: a execução de processos de forma mais ágil e com otimização de recursos se reflete em um incremento nos resultados. O aumento da produtividade é acompanhado de mais qualidade nas entregas, beneficiando a empresa e o cliente.
• Foco estratégico: a gestão por processos permite relacionar o trabalho ao panorama geral e focar no cliente ou usuário final. A melhoria dos processos (BPI) busca aprimoramento contínuo e incremental para melhorar o desempenho e garantir qualidade nas entregas finais.
• Decisões baseadas em dados: o gerenciamento de processos implica o monitoramento de métricas e indicadores de desempenho (KPIs), o que colabora para uma tomada de decisão com base em dados.
Profissionais capazes de compreender e implementar a gestão de processos na prática têm ganhado destaque, à medida que as empresas priorizam competitividade e sustentabilidade em suas estratégias.
A Fundação Vanzolini oferece cursos que entregam os melhores conteúdos para quem quer desenvolver essas habilidades e aprender de forma efetiva. Tudo isso com a credibilidade da organização que reúne especialistas de renome no mercado e tem quase seis décadas de atuação.
Graças a essa expertise, a Fundação forma profissionais aptos a aplicar modelos de gestão robustos, que impulsionam produtividade e aprimoram o desempenho das organizações.
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