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O que é Kanban, quais os tipos e ferramentas on-line disponíveis

O que é Kanban, quais os tipos e ferramentas on-line disponíveis

Você que trabalha com gestão, já ouviu falar do sistema Kanban? Sabe como ele se relaciona tanto com gestão de projetos como com a gestão de fornecimento na indústria? A Fundação Vanzolini preparou um texto explicando um pouco mais sobre o assunto. Aproveite!

De onde veio a palavra Kanban?

Kanban é uma palavra de origem japonesa que significa “cartões”, e foi lá mesmo no Japão, na indústria automotiva, que o sistema surgiu. Para que houvesse um equilíbrio entre estes dois setores — estoque e linha de produção —Taiichi Ohno e seus colegas desenvolveram um método de controle que se baseava em um quadro com colunas e cartões coloridos. Neste quadro haviam as colunas, que representavam os materiais, e os cartões, cujas cores se relacionavam ao nível de urgência na produção destes materiais.

Por exemplo: se a primeira coluna diz respeito ao material X e seu cartão é verde, isso significa que a sua quantidade em estoque é satisfatória; se a segunda coluna, por outro lado, diz respeito ao material Y, mas seu cartão é vermelho, isso significa que o material Y está com baixa quantidade no estoque e precisa ser reposto.

Com este método, que mais tarde foi incorporado ao Sistema Toyota de Produção (Lean Production), a visualização das necessidades de insumos da fábrica ficou muito mais clara e explícita para toda a equipe, e seu sucesso se popularizou entre toda a indústria.

O que é o Kanban na Gestão Ágil de Projetos?

O Kanban é uma ferramenta de organização e administração de projetos que visa controlar fluxos de maneira ágil e eficiente. É uma estratégia altamente visual, portanto dá aos seus adeptos respostas rápidas e muito mais ágeis. Assim, ele pode ser aplicado a projetos para organizar as tarefas que devem ser feitas de acordo com priorizações. Para indústrias, permite organizar estoques e controlar fluxos de entrada e saída, ajudando no planejamento e execução da produção. Em áreas como Marketing, TI e prestação de serviços, um quadro Kanban tem várias colunas onde, em cada uma delas registra-se a um status de desempenho e cada cartão diz respeito a uma tarefa.

Geralmente utiliza-se três colunas, sendo elas “a fazer”, “fazendo” e “feito”. No início do projeto, todas as tarefas ficam em uma primeira coluna, chamada de backlog. Para que as tarefas sejam passadas para as próximas etapas, é necessária uma priorização. Uma vez que estas tarefas começam a ser realizadas, os cartões que as representam vão para a segunda coluna. Quando finalizadas, seus cartões são deslocados para a última coluna. Para que estes status fiquem visíveis a toda equipe, é importante que o quadro do Kanban fique em um local de grande circulação.

Em suma, tanto na sua origem, na fábrica da Toyota, como na sua adaptação para áreas funcionais, o que o Kanban tem em comum é representar uma ferramenta visual que orienta as pessoas sobre as tarefas prioritárias a serem feitas ao longo de sua jornada de produção, indicando também o que já foi feito e o que ainda está por fazer.

Tipos de Kanban

  1. Kanban de produção
    O Kanban de produção é um sistema focado em fazer a gestão de tarefas. Ele funciona basicamente em três colunas “A Fazer”, “Em Execução” e “Feito” (mas nada impede que outras colunas sejam adicionadas). Cada coluna possui uma série de cartões que representam as tarefas que precisam ser executadas e a equipe vai “puxando” as tarefas conforme o fluxo de trabalho, por isso o nome produção: cada cartão é uma entrega realizada.Esse tipo de gerenciador Kanban é o mais utilizado entre equipes de desenvolvimento de software, marketing e prestação de serviços no geral.
  2. Kanban de movimentação
    Seu objetivo é fazer o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado. Assim como o Kanban de produção, o Kanban de movimentação também funciona com cartões. Cada cartão contém a informação que determina a necessidade de produção do produto, e eles circulam conforme o volume de estoque vai sendo modificado.Nesse tipo de sistema é comum encontrar ainda duas variações: um Kanban interno (para o controle dentro da própria empresa) e em alguns casos um Kanban externo (para controle de fornecedores e outros colaboradores que não estejam dentro da organização).
  3. E-Kanban
    É uma solução em gestão de processos totalmente online que utiliza os princípios básicos dos outros tipos. O objetivo é centralizar, estruturar e otimizar processos por meio de indicadores e relatórios. O E-Kanban apresenta algumas vantagens: pode ser acessado de forma remota e os dados envolvidos podem ser compartilhados com qualquer área da organização.

A seguir algumas das opções disponíveis para esse tipo de solução:

  • Painel de indicadores (dashboards).
  • Opção de organização por fluxo (workflow).
  • Método por kanban eletrônico (drag and drop).
  • Controle de tempo de atividades

Exemplos de E-Kanban

  1. Jira
    É um software comercial desenvolvido pela empresa Australiana Atlassian. É uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as suas atividades em único lugar.
  2. Trello
    Trello é uma ferramenta criada para organizar projetos pessoais e corporativos. Ele funciona como um painel de gerenciamento de projetos e permite personalizar os fluxos de trabalho para uso pessoal ou de uma equipe.
  3. Monday
    É um sistema operacional de trabalho que permite que as organizações criem aplicativos personalizados de fluxo de trabalho em um ambiente sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário.

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