Ao longo dos últimos anos, a Fundação Carlos Alberto Vanzolini tem catalogado as principais dúvidas dos clientes. Espera-se que a lista abaixo possa elucidar suas dúvidas.
1- Quando eu devo solicitar a pré-auditoria?
Após a implementação do Sistema de Gestão, a organização deverá realizar, pelo menos, um ciclo de auditorias internas e análise crítica pela alta direção para solicitar a pré-auditoria.
2- Para que serve a pré-auditoria?
No início da década de 90, as organizações solicitavam a auditoria de certificação à Fundação Vanzolini sem nenhuma verificação prévia. Normalmente, os auditores detectavam problemas conceituais, como a não aplicação de requisitos que influenciavam fortemente as questões ambientais. Nesses casos, a certificação não podia ser recomendada, causando transtornos para a organização e certa decepção. Muitas vezes, os problemas advinham de uma incorreta interpretação da norma para o setor de negócio da organização. Com essa experiência adquirida, os Organismos de Certificação em todo o mundo passaram a realizar análises prévias, a fim de diminuir os riscos de não certificação por problemas de adequação. Essas análises prévias são as chamadas pré-auditorias.
3- Como é feita a pré-auditoria?
Esse é o primeiro contato da equipe auditora com os responsáveis da organização que pretende se certificar, e serve para aproximar as duas instituições, a Organização e a Certificadora, diminuindo a ansiedade da organização. Na pré-auditoria são seguidas todas as etapas da auditoria de certificação: reunião de abertura, investigação, relato das não conformidades e reunião de encerramento. Caso a organização opte, o auditor da auditoria de certificação poderá ser o mesmo da pré-auditoria.
A pré-auditoria tem como objetivo analisar criticamente a adequação do sistema de gestão da qualidade. Isso significa que os procedimentos e documentação (inclusive documentações legais) serão verificados em relação a sua adequação à norma de referência.
Ao final da pré-auditoria, a organização recebe um relatório, contendo todos os itens que devem ser corrigidos, identificados na amostragem realizada na pré-auditoria.
4- Qual é o prazo padrão entre a pré-auditoria e a auditoria de certificação fase 1 e fase 2?
Não existem prazos formais definidos. A data da auditoria de certificação fase 1 normalmente é agendada na continuação dos trabalhos desenvolvidos pela pré-auditoria. Se a pré-auditoria e a auditoria de certificação fase 1 não detectaram problemas graves, demonstrando que o sistema está implementado, a auditoria de certificação fase 2 pode ser realizada a qualquer momento, necessitando, apenas, de confirmação da disponibilização de auditores que possam auditar esse tipo de negócio. Se, ao contrário, a pré-auditoria detectar muitos problemas, que precisam de mais tempo para serem corrigidos, cabe apenas à organização definir o prazo necessário para estar preparado para a auditoria de certificação fase 2.
Recomenda-se o prazo de um mês entre a auditoria fase 1 e a auditoria de certificação fase 2.
5- No meu orçamento consta uma pré-auditoria de um dia. Eu acho que é pouco. Posso solicitar mais um ou dois dias de pré-auditoria?
Sim. A carga horária definida no orçamento é a mínima necessária para avaliar os itens principais da norma. Caso a organização deseje uma análise mais aprofundada, a carga horária da pré-auditoria pode ser aumentada. Haverá um aumento proporcional no preço do evento.
6- Posso optar por não realizar a pré-auditoria?
Sim. A Fundação Vanzolini recomenda fortemente a realização da pré-auditoria, porém, se a organização tem muita segurança na adequação e conformidade de seu sistema de gestão, não há problema algum em realizar a auditoria de certificação fase 1 sem a pré-auditoria.
7- O que é a auditoria de certificação fase 1?
A auditoria de certificação fase 1 é uma atividade que tem como principais funções:
a) verificar a documentação do sistema de gestão da qualidade;
b) avaliar a localização da organização e as condições específicas do local, além de avaliar com o pessoal da organização o grau de preparação para a auditoria fase 2;
c) analisar a situação e a compreensão da organização quanto aos requisitos da norma, em especial com relação à identificação e controle dos aspectos significativos, atendimento legal, auditoria interna e análise crítica do sistema de gestão;
d) coletar informações necessárias em relação ao escopo do sistema de gestão;
e) analisar a alocação de recursos para a Fase 2 e ajustar com a organização os detalhes da auditoria Fase 2.
8- Quem faz parte da equipe auditora?
A equipe auditora normalmente é formada por um ou mais auditores. Esses auditores são profissionais com experiência em auditorias e conhecimento no ramo de atividade da organização. Normas internacionais adotadas pela Fundação Vanzolini garantem que o auditor possui conhecimento do ramo do negócio a ser auditado.
9- Se o auditor não achar desvios na pré-auditoria, já posso receber o certificado?
Não. A pré-auditoria tem objetivo distinto da auditoria de certificação. A pré-auditoria tem como objetivo verificar se a organização atende a alguns requisitos principais do sistema de gestão e não tem abrangência de amostragem necessária para confirmar a implementação completa de todos os requisitos da norma de Sistema de Gestão da Qualidade.
A verificação da implementação dos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade e das disposições planejadas é feita, em parte, na Auditoria de Certificação Fase 1 ( aprox. 20 %) e, em parte, na Auditoria de Certificação Fase 2 (aprox. 80%), que não podem ser dispensadas de forma alguma.
10- Como saberei que áreas serão auditadas na pré-auditoria e ou auditoria de certificação fase 1, auditoria de certificação fase 2 e auditoria de supervisão?
Após o recebimento dos documentos solicitados, a equipe auditora elabora um plano de auditoria, contendo os processos a serem auditados e horários que serão avaliados. O plano é enviado com sete dias de antecedência, para que a organização possa se preparar para receber a equipe.
11- Por que devem ocorrer auditorias de supervisão (acompanhamento) nas instalações da empresa?
A finalidade das auditorias de supervisão é garantir que o sistema de gestão certificado continua atendendo aos requisitos da norma do Sistema de Gestão da Qualidade e as disposições planejadas. As auditorias de supervisão devem ser realizadas, no mínimo, uma vez por ano. A data das auditorias de supervisão não deve ultrapassar 12 meses, a partir da data de concessão do Certificado.
12- Posso ter acesso ao currículo do auditor?
Sim. Ao receber o plano de auditoria, o nome dos auditores é informado ao cliente. Basta consultar o endereço eletrônico citado na folha de rosto do plano de auditoria para que a organização possa acessar os currículos dos auditores.
13- Quais são os possíveis resultados de uma auditoria de certificação fase 2.
A equipe auditora, com base nas constatações da auditoria, pode tomar as seguintes decisões:
- Recomendação da certificação (mediante apresentação de um plano de ação para as não conformidades menores eventualmente detectadas);
- Recomendação da certificação com auditoria de follow-up (in loco ou documental) para as não conformidades menores críticas;
- Recomendação da certificação com auditoria extra nos requisitos considerados críticos;
- Não recomendação da certificação.
14- Para a recomendação da certificação, é necessária uma auditoria documental ou in-loco para fechar as não conformidades menores? Em resumo, posso ser certificado com não conformidades menores, cujas ações de correção ainda não estejam finalizadas?
Desde que não existam não conformidades maiores detectadas pela equipe auditora, é possível obter a certificação com não conformidades menores, ainda sem as ações de correção implantadas. A Fundação Vanzolini aceita para as não conformidades menores um plano de ação corretiva, não incorrendo em custos extras para o cliente.
Na auditoria seguinte, será verificado o tratamento das não conformidades menores. Esse é um ponto importante que diferencia a metodologia da Fundação Vanzolini em relação às demais certificadoras.
15- O que é a “recertificação”? Ela é obrigatória?
Antes do término da validade do Certificado da organização, o Sistema de Gestão da Qualidade necessita ser reavaliado de forma completa, para que a certificação seja renovada. Esse evento é chamado de auditoria de “recertificação”. A auditoria de “recertificação” é obrigatória, se a organização pretende continuar certificada.
16- O que é a Comissão Técnica?
A Comissão Técnica é um grupo de pessoas devidamente qualificadas e independentes, que tem como função avaliar todo o trabalho da equipe auditora e confirmar ou não a conclusão das auditorias emitidas pela equipe de auditores.
São objetivos da Comissão Técnica: garantir a confiabilidade, imparcialidade e qualidade de todo o processo.
17- Essa Comissão se reúne de quanto em quanto tempo? Onde?
A Comissão Técnica apresenta rapidez e agilidade nas suas decisões, analisando os relatórios de auditoria, semanalmente, nas instalações da Fundação Vanzolini. Como é uma Comissão formada por brasileiros e que se reúnem no Brasil, o processo de decisão é rápido, o que encurta o tempo entre a auditoria e a emissão dos Certificados.
18- O que é IQNET e o que significa o certificado IQNET ?
A IQNET é uma rede internacional de entidades certificadoras, estabelecida na Suíça, com a participação de certificadoras do mundo inteiro. As certificadoras que fazem parte da rede da IQNET respondem por, aproximadamente, 30% dos certificados emitidos no mundo.
A Fundação Vanzolini é membro pleno da IQNET e é o único organismo de certificação brasileiro escolhido para fazer parte dessa entidade.
Um certificado IQNET significa um reconhecimento mundial, pois as principais certificadoras do mundo fazem parte da rede e podem, caso seja necessário, emitir certificados conjuntos com base na análise feita pela Fundação Vanzolini no Brasil.
20- O que significa acreditação junto à Cgcre?
Ter a acreditação junto à Cgcre significa que existem os seguintes controles sobre a atuação da Fundação Vanzolini, dentre outros estabelecidos em norma:
- Verificação contínua da capacitação das equipes auditoras por meio de auditorias periódicas;
- Verificação contínua do cumprimento do dimensionamento mínimo para as auditorias, conforme regras definidas pelo IAF;
- Verificação contínua sobre a isenção e postura ética do organismo certificador.
Mais informações podem ser obtidas no site: www.inmetro.gov.br
21- Posso usar a marca de certificação no meu produto?
Não. Existem regras que devem ser seguidas no uso da Fundação Vanzolini e da marca de certificação. A Fundação Vanzolini define um procedimento que deve ser seguido pela organização certificada.
Neste manual, no capítulo 11, trata-se especificamente das regras para uso da marca. Consulte!
22- Sou obrigado a usar a marca da Fundação Vanzolini quando anunciar ao mercado minha certificação?
Ao contrário de alguns organismos de certificação, a Fundação Vanzolini não obriga que a organização utilize o selo da Fundação Vanzolini em suas propagandas, ainda que recomende fortemente sua aplicação. A organização é livre para comunicar a certificação, dentro de regras internacionais e nacionais vigentes. Contudo, é vedada a criação de selo ou marcas próprias para este fim, podendo incorrer em violação de marcas já registradas.
23- A Fundação Vanzolini pode fornecer consultoria para implementar o Sistema de Gestão da Qualidade?
Não. Conforme regras internacionais e regras éticas internas da Fundação Vanzolini, não existe a possibilidade de fornecimento de serviços de consultoria para implementação de qualquer norma que a Fundação Vanzolini certifique.
A Fundação Vanzolini também não recorre a subterfúgios para tal atividade como uso de organizações coligadas ou controladas.
A Fundação Vanzolini atua como parceira das organizações de consultoria, reconhecendo, incentivando e até atualizando-as; nunca atua como concorrente.
24- Quais são os critérios para escolher uma certificadora e avaliar as propostas?
Na sua escolha, leve em consideração (não necessariamente nesta ordem):
- Se o organismo de certificação é acreditado pela Cgcre ou organismo de acreditação signatário do acordo de reconhecimento mútuo (MLA) do International Accreditation Forum – IAF, e que atende, portanto, às normas e regulamentos que lhe permitam auditar e conceder certificações (acreditadas) de sistemas de gestão;
- Competência dos auditores;
- Se o organismo de certificação cumpre os critérios estabelecidos pelo IAF, quanto ao dimensionamento das auditorias e quanto à qualificação dos auditores, em relação ao escopo da certificação;
- Não restringir a seleção e contratação pelo critério de menor preço, garantindo uma análise mais ampla, como teor inteiro da proposta, custos explícitos, impostos incluídos e histórico de certificações realizadas;
- Avaliar se, na proposta comercial, o número de homens-dias para a realização dos serviços está compatível com o volume e a complexidade do serviço.
25- Posso utilizar o símbolo da ISO e o nome “ISO” estampado em meus produtos?
Não! O símbolo da ISO, e a marca “ISO” são marcas registradas que possuem regras próprias para a sua utilização. Por favor, verifiquem no link, informado abaixo, as regras de sua utilização, de forma a não incorrer em qualquer penalização:
http://www.iso.org/iso/home/name_and_logo.htm
26- No caso de outras dúvidas, a quem devo consultar?
Fale conosco pela área de Contatos.
