Realizar uma autoavaliação pode evitar surpresas em uma auditoria externa, por isso é bom aprender como se preparar de forma eficiente com uma autoavaliação
Preparar-se para uma auditoria é algo extremamente necessário para qualquer organização. Justamente porque essa preparação pode evitar surpresas desagradáveis e garantir que tudo esteja em conformidade com as normas e regulamentos.
E uma das maneiras mais eficazes de se preparar é realizando a chamada autoavaliação, ou auditoria interna, processo que permite identificar pontos de crescimento, melhorando a conformidade antes da auditoria formal externa ocorrer.
Claro que a autoavaliação e a auditoria externa geram dúvidas, especialmente para aqueles que ainda não passaram por nenhum dos processos, mas, neste texto, serão explicados o que são esses processos e também teremos uma orientação em cincos passos práticos para se realizar uma autoavaliação corretamente
Partindo do princípio, a autoavaliação é uma prática em que a própria organização avalia seus processos, políticas e conformidade com normas e regulamentos, ou seja, uma verificação interna extremamente séria e minuciosa, para confirmar as condições dos processos e sistema de gestão como um todo.
É esse exercício que permite identificar brechas, oportunidades de melhoria, além de se preparar para uma auditoria externa.
Entra em cena a auditoria externa que, por sua vez, é conduzida por um profissional independente (externo ao ambiente verificado), que avalia se a empresa está em conformidade com os padrões exigidos.
Vale explicar que, diferente da auditoria interna, que é realizada por colaboradores da própria empresa e visa a melhoria contínua, a auditoria por terceiros foca em avaliar a implantação e adequação do sistema de gestão em atendimento a um modelo normativo e geralmente está associada à obtenção de certificações ou à validação de processos importantes.
E, como dissemos antes, se os conceitos são novos para você, não se preocupe, os próximos passos ajudarão a realizar uma autoavaliação, que permitirá a você entender melhor tudo a respeito.
O primeiro passo para uma autoavaliação eficaz é definir objetivos claros.
Objetivos que devem estar alinhados com os requisitos da auditoria externa e focar em áreas críticas para a conformidade. Por exemplo, se a auditoria verificará a conformidade com normas de segurança da informação, seu objetivo pode ser revisar todas as políticas e práticas de segurança em vigor.
Então, deve-se estabelecer metas específicas, como avaliar a eficácia de um processo ou identificar não conformidades, garantindo que sua autoavaliação seja precisa e produtiva.
Depois de definir os objetivos, é hora de coletar e organizar os dados necessários, para isso, reúna toda a documentação relevante, incluindo políticas, procedimentos, registros e evidências de conformidade.
Tome o cuidado de observar se a documentação está completa e atualizada, facilitando a análise durante a autoavaliação.
Organize a coleta de dados de forma lógica e acessível, pois isso não apenas facilitará a autoavaliação, mas também agilizará o processo da auditoria externa, caso alguns documentos sejam solicitados.
Com os dados em mãos, o próximo passo é checar a conformidade da empresa com as normas e regulamentos aplicáveis.
Utilize, então, checklists ou ferramentas de auditoria práticas para verificar se as práticas e processos da empresa estão de acordo ou não com os requisitos legais e normativos.
Entenda que essa avaliação é fundamental para identificar falhas que precisam ser corrigidas antes da auditoria externa. E lembre-se de que uma avaliação criteriosa e detalhada pode evitar problemas maiores durante a auditoria, portanto, não pense de forma “flexível” e evite – por parte de colaboradores – qualquer falta de rigor ou profundidade, lembre-se: esse é o ensaio geral antes da avaliação por um organismo externo.
A análise dos resultados da autoavaliação permitirá identificar as áreas que precisam de melhorias, sabendo quais são, procure priorizá-las com base no impacto na conformidade e nos objetivos da auditoria por terceiros.
É certo que algumas áreas podem exigir mais atenção do que outras, muitas vezes dependendo de sua criticidade e do impacto que podem ter na auditoria.
Em alguns casos de maior complexidade, é necessário desenvolver um plano de ação para abordar essas melhorias, dentro de um prazo que permita a implementação antes da auditoria externa.
Finalmente, após identificar as áreas que precisam de melhorias, é hora de implementar as ações corretivas. Assegure-se de que as falhas identificadas serão resolvidas e que o progresso dessas ações seja monitorado continuamente.
Por mais que seja um passo a passo, essa etapa é crucial, pois é a conclusão que irá garantir que a empresa estará pronta e em conformidade quando a auditoria externa ocorrer.
Além disso, o monitoramento contínuo das ações corretivas ajudará você a manter a conformidade ao longo do tempo, preparando a empresa para futuras auditorias e até mesmo para futuras mudanças em normas e práticas de mercado.
Seguindo esses cinco passos, sua empresa estará mais do que pronta para qualquer forma de avaliação.
E, caso prefira uma orientação mais personalizada, você sempre pode contar com a Fundação Vanzolini para preparar você para uma auditoria externa ou capacitação profissional.
Fontes:
Como fazer uma autoavaliação: 9 dicas imperdíveis para montar a sua
