O que é ter sucesso em um projeto

O que é ter sucesso em um projeto

Para entender o que é ter sucesso em projetos, é importante antes explorarmos alguns conceitos básicos relacionados a este tema assim como de gerenciamento de projetos.

Harold Kerzner , um dos autores mais respeitados em Gerenciamento de Projetos, define projeto como: “ um empreendimento com um objetivo identificável, que consome recursos e opera sob pressões de prazos, custos e qualidade”. Kerzner emprega o termo “empreendimento”, que traduz de forma importante o significado de projeto. Todo empreendimento é um projeto, e vice-versa.

Já o PMI ( Project Management Institute), uma das instituições mais reconhecidas mundialmente na área, define projeto como “um empreendimento temporário realizado para criar um produto ou serviço único”. Esta definição nos traz os conceitos de “produto ou serviço único” como os resultados possíveis para os projetos.

Em uma publicação da revista The Economist, Paul Roberts descreve os projetos como tendo várias características que o diferenciam das atividades operacionais de uma organização ( “business as usual”). Ele diz que:

“Business as usual” são atividades que podem ser caracterizadas como o que os departamentos fazem para manter o desempenho da organização:

  • Executadas repetidamente e / ou regularmente
  • Empregam recursos com habilidades semelhantes entre si;
  • Limitadas por prazos ou orçamentos anuais e orientados por ciclo.

Uma típica organização  “business as usual” pode incluir:

  • Fabricação / Entrega de seus produtos e / ou serviços aos seus clientes;
  • Manter seus negócios financeiros;
  • Gerir o seu pessoal;
  • Manter seus sistemas e processos funcionando diariamente.

Há várias coisas que diferenciam um projeto de negócios com o “business as usual”:

  • Produz uma entrega definida ( “deliverable definido” ).
  • Tem uma data de término definida.
  • Tem um orçamento definido.
  • Utiliza uma ampla gama de recursos.
  • Pessoas estarão envolvidas em picos e depressões durante o projeto.
  • Um projeto tem um ciclo de vida.

Entendidos os conceitos de projetos, vejamos como se define Gerenciamento de Projetos:

Harold Kerzner o define como “planejamento, programação e controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito, para benefício dos participantes do projeto”.

Para o  PMI em seu PMBoK ( Project Management Body of Knowledge ), é a  “aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.”

Pelo que vimos até aqui, podemos depreender três grandezas que apareceram em todas estas definições e que podemos considerar centrais na gestão  de um projeto. São  elas:

  • Prazo
  • Custo
  • Qualidade

A partir daqui, começa a ficar mais claro o que é sucesso em projetos: se quisermos ter um projeto bem sucedido, devemos entregá-lo no prazo, custo e qualidade acordado com  o cliente. Para muitos autores, esta é a receita do sucesso em projetos.

Cumprir estes três itens, no entanto, é algo necessário, mas muitas vezes não suficiente para o sucesso de um projeto. O equilíbrio na entrega deste “tripé” custo-prazo-qualidade pode não ter a mesma avaliação para o cliente, em função de sua expectativa em relação a estes. Mesmo que suas expectativas sejam irrealistas. Por outro lado, o entendimento do cliente com relação a este “tripé” a ser entregue pode ser diferente do que a equipe de projetos se propõe a fazer.

A percepção de terceiros (clientes e stakeholders) é um fator determinante do sucesso de um projeto. Reconhecer este fato é um incentivo poderoso para gestores e líderes de projeto terem sucesso em sua função.

Isto nos leva a uma nova definição para sucesso:

  • Estabelecer expectativas realistas sobre o equilíbrio custo-prazo-qualidade
  • Administrar as expectativas do cliente ao longo do projeto. Sempre que houver mudanças deste equilíbrio, certifique-se de que todos concordam e aceitam este novo equilíbrio.

Assim, administrar as expectativas do cliente é um fator chave para o sucesso de um projeto. Como também vimos nas definições acima, um dos pontos centrais de Gerenciamento de Projetos é o planejamento e o controle das tarefas do projeto. Através destas duas técnicas está o caminho para gerenciar estas expectativas.

Nesta linha, existem dois documentos e ferramentas que tem papeis centrais para esta gestão de expectativas em direção ao sucesso do projeto: O Project Charter e o Change Order.

O Project Charter é um documento que consolida as informações relativas à fase de planejamento inicial do projeto. Já o Change Order é usado na fase de execução e respectivo controle do projeto, possibilitando (re) alinhar as expectativas criadas, todas as vezes que uma mudança em um projeto ocorrer. Assim como o Project Charter, o Change Order necessita ser aprovado pelo cliente e relaciona tanto a(s) mudança(s) requeridas como os impactos consequentes desta(s).

E as mudanças irão ocorrer, pois são a essência dos projetos.

Assimilar estes conceitos e utilizar estas ferramentas acima de forma eficaz, são passos firmes na direção do sucesso em projetos.

Sobre o autor

Milton Jungman – Mestre em Engenharia de Produção pela Universidade de São Paulo (2000), atualmente é Diretor Executivo de Workplace America Latina da Accenture. Professor da Fundação Vanzolini e POLI-USP no  Curso de Especialização em Administração Industrial (CEAI).

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