10 coisas para fazer no controle do projeto

Por Onevair Ferrari

10 coisas para fazer no controle do projeto

O sucesso de um projeto depende fortemente da maneira como ele é planejado e controlado. Há diferença entre controlar e monitorar o projeto. Monitorar é acompanhar o andamento do projeto, identificando os desvios nos resultados. Controlar é não só monitorar, mas também definir e executar ações para prevenir desvios e corrigi-los quando surgirem, garantindo que o projeto seja realizado conforme planejado.

Controlar o andamento do projeto é uma das principais atribuições do Gerente do Projeto e a forma como será controlado deve fazer parte do planejamento do projeto.

Seguem alguns dos principais pontos a serem considerados para o adequado controle do projeto:

Necessidade: A análise constante da necessidade que deu origem ao projeto permite compreender, cada vez melhor, como esta necessidade deve ser atendida e permite também identificar possíveis modificações. Clareza dos requisitos e suficiência das especificações devem ser continuamente validados para assegurar que o produto do projeto atenderá plenamente esta necessidade.

Ambiente do Projeto: Mudanças no ambiente em que o projeto é realizado, no contexto em que o projeto se encontra dentro da organização e na sua contribuição para a estratégia da organização que o realiza devem ser identificadas pelo gerente do projeto e pelo patrocinador do projeto. A prioridade do projeto e a consequente destinação de recursos dependem disso.

Validação dos Requisitos: Embora a especificação do produto do projeto deva ter sido intensamente trabalhada na iniciação e no planejamento do projeto, a melhor compreensão da necessidade e as circunstâncias em que o projeto é realizado podem levar a atualizações do produto do projeto, com eventuais mudanças de escopo, prazos e custos para garantir a satisfação do cliente e do patrocinador do projeto.

Restrições e Pressupostos: Durante a execução do projeto podem surgir novas restrições, não identificadas até então, assim como restrições que já não impactam mais o projeto. Da mesma forma, pressupostos adotados no planejamento do projeto podem não se confirmar, assim como pode ser necessário assumir novos pressupostos. Estas mudanças e seus reflexos no projeto devem ser cuidadosamente acompanhadas pelo gerente do projeto.

Nível de Detalhe: A profundidade do controle deve ser compatível com os recursos disponíveis para o controle, o grau de detalhamento do planejamento e a capacidade de reação em ações preventivas e corretivas. Controlar o projeto tem seus custos e estes devem ser plenamente justificados pelos benefícios que proporcionam.

Frequência do Controle: Os pontos de controle na linha de tempo do projeto devem ser estabelecidos de acordo com a tipologia do projeto, sua duração, complexidade, riscos e densidade das frentes de trabalho. Em muitos projetos, esta frequência pode ser influenciada por exigências de reporte impostas pelo cliente e pelo patrocinador do projeto.

Instrumentos de Controle: Devem ser compatíveis com os instrumentos de planejamento definidos para o projeto. Além dos artefatos técnicos propriamente ditos, como EAP, rede de precedências, cronograma, curva S, histograma de recursos, fluxo de caixa, organograma, matriz de comunicação, planilha de contratação, mapa de riscos, etc, devem ser definidos também, os meios através dos quais estes artefatos serão comunicados e discutidos. Relatórios, reuniões e apresentações são os meios mais utilizados, com os diferentes envolvidos.

Métricas e Tolerâncias: O critério para identificação de desvios entre real e planejado deve incluir a definição clara das métricas e das tolerâncias a serem aplicadas, tanto na gestão quanto nos resultados produzidos pelo projeto. Identificar desvios a tempo de corrigi-los é o principal propósito do controle do projeto.

Ações Preventivas e Ações Corretivas: A identificação da tendência de desvio deve disparar ações preventivas para que o desvio não venha a acontecer. A identificação de desvio efetivo, por outro lado, deve disparar ações corretivas para que o projeto volte à sua rota planejada e, eventualmente, outras ações preventivas para evitar outros desvios. Tão importante quanto a tomada destas ações é o acompanhamento dos resultados produzidos por elas, garantindo sua efetividade.

Comunicação: As fontes de informação para o controle devem ser adequadamente definidas para que haja a necessária confiabilidade. Da mesma forma, devem ser identificados os envolvidos a serem informados das ações preventivas, das ações corretivas, das atualizações e dos eventuais replanejamentos. Equipe do projeto, patrocinador, cliente e outros envolvidos podem exigir informações em grau de detalhamento, frequência e formato diferentes.

Controlar o projeto implica em integrar planejamento e execução, através de interações sistemáticas e periódicas, em pontos de verificação distribuídos na linha de tempo do projeto. O Plano de Gerenciamento do Projeto deve ser atualizado e revisado, para retratar as ações e resultados do controle.

O controle do projeto envolve, portanto, monitorar o andamento do projeto em suas diversas frentes de trabalho, comparar o que está sendo realizado com o que foi planejado, identificar eventuais desvios ou tendências de desvio, estabelecer ações preventivas para evitar futuros desvios, tomar ações corretivas para restabelecer o curso planejado do projeto, acompanhar os resultados das ações de controle e atualizar o Plano de Gerenciamento do Projeto com as ações e resultados do controle.

Estes e outros temas são tratados nas disciplinas do Curso de Capacitação em Gestão de Projetos da Fundação Vanzolini.

Sobre o autor

Onevair Ferrari é professor da Fundação Vanzolini, consultor, palestrante, coach em Gerenciamento de Projetos e diretor da Nexor Consultoria.

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