10 coisas para fazer na execução do projeto

10 coisas para fazer na execução do projeto

A maior parte do orçamento do projeto é consumida na execução. Num país que privilegia o “fazejamento” em detrimento do planejamento, são muitos os exemplos de insucessos. O planejamento é necessário para antever as possíveis situações futuras e preparar as condições para que a execução seja bem sucedida. Por outro lado, é uma ilusão pensar que só com o planejamento está tudo resolvido, pois embora o planejamento seja essencial para o sucesso do projeto, o plano por si só, não realiza.

Assim, a combinação entre planejamento, execução e controle é o que garante que as ações planejadas produzam as entregas e o produto final do projeto.

A seguir destaco alguns dos principais pontos a serem considerados na execução do projeto:

Mobilizar a Equipe do Projeto. Compor a equipe que irá realizar o trabalho do projeto e colocar cada profissional, com suas respectivas qualificações, competências e habilidades, à disposição do projeto. Especial atenção para o tempo de entrada e saída de cada um da equipe, de acordo com as necessidades do projeto.

Comunicar Objetivos, Metas e Resultados. Distribuir as informações necessárias para o trabalho, participação e tratamento de cada um dos principais stakeholders do projeto. Aqui a utilização de instrumentos adequados – definidos no planejamento – pode fazer toda a diferença.

Estabelecer o Fluxo de Trabalho. Fazer acontecer as ações necessárias para realizar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto e assim atingir os objetivos do projeto. Ou seja “colocar a bicicleta para rodar”.

Integrar Esforços. Na maioria dos projetos, o escopo envolve o trabalho de diversas frentes simultâneas, com profissionais de especialidades diferentes, cujos esforços precisam ser sincronizados para que não haja dispersão e improdutividade.

Garantir a Qualidade. Auditar o cumprimento dos requisitos de qualidade e a aplicação de práticas adequadas, para garantir que os resultados – intermediários e finais – alcancem os padrões definidos.

Conduzir as Aquisições. Obter propostas, cotações e informações dos fornecedores, selecionar e contratar fornecedores para atender as necessidades do projeto que não serão atendidas com recursos internos.

Executar Respostas aos Riscos. As ações de tratamento dos riscos devem ser disparadas, cada uma ao seu devido tempo, bem como as ações corretivas e as ações preventivas decorrentes do controle do projeto.

Administrar Expectativas e Mudanças. Interagir com os principais stakeholders do projeto para identificar expectativas e atender às suas necessidades, resolver as questões que surgem e administrar as solicitações de mudanças. Mudanças frequentemente provocam conflitos, que devem aqui ser resolvidos, para manter saudável o ambiente do projeto.

Gerar Resultados. Garantir que o trabalho produza as entregas previstas no planejamento e que o produto final do projeto esteja sendo efetivamente gerado conforme previsto. Orientar a participação de cada membro da equipe, acompanhando seu desempenho, desenvolvendo competências e provendo feedbacks para o contínuo aprimoramento da equipe e dos indivíduos.

Atualizar o Plano de Gerenciamento do Projeto. Na execução das atividades planejadas são produzidas novas informações – tanto dados reais quanto novas previsões – que permitem atualizar, detalhar e complementar o Plano de Gerenciamento do Projeto.

A execução do projeto envolve, portanto, as ações para colocar em prática o que foi planejado no Plano de Gerenciamento do Projeto em seus múltiplos aspectos. E, de forma bem pragmática, são os resultados decorrentes da execução do projeto que, ao final das contas, indicam o sucesso do projeto.

Por ser na execução do projeto que os resultados são efetivamente produzidos, a maior parte do orçamento é consumida e onde afloram a maioria dos riscos, todo o empenho da equipe de gerenciamento deve estar voltado a realizar o planejado, sempre alerta a possíveis necessidades de mudança, para fazer direito da primeira vez.

Estes e outros temas são tratados nas disciplinas do Curso de Capacitação em Gestão de Projetos da Fundação Vanzolini.

Sobre o autor

Onevair Ferrari é professor da Fundação Vanzolini, consultor, palestrante, coach em Gerenciamento de Projetos e diretor da Nexor Consultoria.

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