Crises podem ser evitadas com administração do tempo e assertividade

Tempo
Estamos em pleno século 21, Era do Conhecimento, da tecnologia e das mudanças rápidas. A atualização é a palavra de ordem. Por outro lado, a pressão e a correria do dia-a-dia acabam envolvendo as pessoas de tal forma que a grande maioria fica à beira de um esgotamento. A falta de tempo e a sensação de incapacidade são indícios de que algo precisa ser ajustado. As pessoas que vivem em constante agitação física e mental, frequentemente, deparam-se com imprevistos, trabalham até mais tarde para cumprir todos os compromissos e, geralmente, terminam o dia tensas e estressadas. Certamente precisam administrar melhor o seu tempo, distribuir a atenção entre os diversos papéis (profissional, familiar, educacional e diversão) e, principalmente, ser assertivas.

Mas, o que é ser assertivo? Basicamente é a capacidade de negociar seus limites consigo mesmo. É encarar definitivamente o problema da falta de tempo para viver, sorrir para as pessoas queridas, ouvir música, assistir um filme, fazer uma caminhada ou ler um bom livro. Observe que a assertividade está intimamente relacionada com a capacidade de administrar bem o tempo. Mais do que regras e princípios, a administração do tempo é uma postura, uma atitude de viver o presente sem perder o senso e a perspectiva do futuro.

Muitas vezes as pessoas gastam seu tempo em atividades pouco produtivas como forma de aliviar tensões e ansiedades decorrentes das pressões do trabalho. A procrastinação é um dos recursos mais comuns. A execução de atividades sem importância também é uma alternativa para fugir de algo mais importante e que causa tensão. A pessoa que adota a assertividade e a administração de tempo como prioridades consegue:

* Ser clara e concisa em suas relações, evidenciando conscientemente o seu posicionamento.
* Dizer sim ou não quando necessário, defendendo seus direitos quando apropriado.
* Expressar seus sentimentos.
* Ajudar a si própria a desenvolver sua autoconfiança, melhorando sua autoestima.
* Escolher o rumo que deseja dar a uma situação.
* Mudar seu próprio comportamento, quando este for inadequado.
* Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados.
* Assumir a responsabilidade pela própria vida e seus relacionamentos.

Infelizmente, ao tentar fugir das grandes responsabilidades a pessoa provoca a frustração, a tensão e a ansiedade. Entra num círculo vicioso que a afasta dos objetivos principais. É muito importante evitar que a crise tome conta e leve a pessoa a perder o controle de sua própria vida. Os efeitos do estresse constante podem ser desastrosos para o desempenho tanto pessoal quanto profissional. Somente uma reavaliação consciente dos hábitos e rotinas e a decisão de fazer o que deve ser feito, no momento certo, podem combater os efeitos desastrosos da falta de administração de tempo e da assertividade. Veja abaixo as áreas atingidas e as consequências da ausência dessas competências:

Percepção – perde na frequência, na amplitude e atrapalha na tomada de decisões.

Visão global – perde a percepção do todo atingindo a atividade gerencial de planejamento estratégico e administração do tempo.

Capacidade de autoexpressão – perde no relacionamento humano, na liderança e na espontaneidade.

Capacidade de concentração – atrapalha a análise e tomada de decisões.

Tempo de reação – atinge o processo decisório porque o raciocínio fica lento.

Humor/irritabilidade – baixa compreensão empática atingindo a habilidade de negociação interpessoal.

Criatividade – fica totalmente comprometida.

É possível desenvolver a capacidade assertiva. O primeiro passo é não perder tempo com lamentações. Concentre-se no problema, considere e avalie as alternativas, pense antes de agir, encare a crise como desafio e administre sua ansiedade antes que ela predomine em sua mente e suas emoções. Para que você consiga atingir esse nível de comportamento é necessário tomar consciência dos seguintes aspectos:

* Reconheça que a ansiedade é resultado, muitas vezes, das pressões e não do trabalho.
* Identifique e entenda as pressões que estão causando a ansiedade.
* A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga que leva ao desperdício do seu tempo.
* Aprenda a controlar a sua ansiedade através de uma disciplina de trabalho, com clara definição de objetivos e concentração nas prioridades.
* Concilie e balance suas necessidades de curto prazo com suas necessidades de longo prazo, usando os esforços na proporção correta.

Ao primeiro sinal de pressão, de ansiedade e de crise não desande a correr, nem se agite. Pare, pense e reflita. Avalie a situação e organize suas atividades, fazendo uma coisa de cada vez. E, se for o caso, pare tudo e faça uma caminhada. Troque a adrenalina por uma dose de endorfina. Seu sangue e seu corpo ficarão gratos. Mas, para que isso seja possível é necessário algum esforço. Observe e pratique algumas dicas importantes que podem ajudá-lo a organizar melhor o seu tempo:

E-mails 
Cheque sempre o assunto antes de abrir um e-mail. Coloque os menos urgentes em pastas separadas. Mantenha dois endereços eletrônicos: um pessoal e outro para assuntos de trabalho. Procure substituir uma ligação por um e-mail para evitar má interpretação e ter tudo registrado.

Reuniões 
Tenha uma pauta definida para reuniões e procure levar todo o material necessário. Faça encontro com todos os funcionários só no caso de informações gerais. Do contrário, convoque apenas os que têm interesse direto no assunto. Pautas novas devem ser anotadas para discussão posterior.

Tarefas 
Por ordem de prioridade, faça um planejamento diário das tarefas que devem ser realizadas no dia. Estipule o tempo previsto para cada atividade. Em caso de atividades mais longas, determine uma data-limite para a conclusão. O ideal é deixar “buracos” na agenda para imprevistos.

Postura 
Saiba dizer “não”, quando for preciso, desde que use argumentos. Nunca aceite tarefas que você sabe que não terá condições de cumprir no prazo estipulado.

Papéis e documentos 
Elimine os papéis desnecessários sobre a mesa de trabalho e nas gavetas para não deixar que o acúmulo prejudique seu rendimento e faça com que você perca prazos importantes.

Secretária eletrônica 
Sempre que tiver de deixar recado em uma secretária eletrônica, adiante o assunto. Quando a pessoa retornar a ligação saberá do que se trata e agilizará o trabalho de ambos.

Telefonemas 
Faça uma lista das ligações que devem ser realizadas no dia e vá respondendo aos telefonemas na medida do possível, para não acumular ligações para o outro dia. Nas conversas telefônicas seja objetivo e conciso.

Mude sua vida! Seja Assertivo! 

Por Vera Martins

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Sobre a autora
Vera Martins – Mestre em Comunicação e Mercado, pedagoga e especialista em Medicina Comportamental. Autora dos livros “Seja Assertivo!” e “Tenha Calma”, publicados pela Campus/Elsevier. Professora da Fundação Vanzolini no curso de Liderança Assertiva e consultora especialista em comportamento humano. Atua como neurocoach e facilitadora em seminários e workshops sobre: Gestão Emocional do Time, Liderança Assertiva, Comunicação Assertiva, Negociação Eficaz, Gestão de Conflitos, Efetividade e produtividade pessoal, Team building e Ética nas Relações de Trabalho. Palestrante em congressos de recursos humanos, educação e negócios: CBTD, Expo Management, Fórum de Educação, Six Sigma,  ISMA,  etc. Possui artigos publicados em diversas revistas e sites da área de RH e entrevistas para rádio e TV. Todo o material está divulgado no site www.assertiva.com.br. Diretora da Assertiva Consultores.

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