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Administração do Tempo

Qual é o recurso mais importante que qualquer pessoa ou empresa, tem à sua disposição? A resposta é o tempo. Ele é, ao mesmo tempo, finito e impossível de recuperar. Por isso, fazer a administração do tempo é uma habilidade importante para qualquer profissional.

Porém, isso não é nem um pouco simples em um mundo tão corrido. Com as tarefas do trabalho, as preocupações com a família e o estudo, e ainda o tempo necessário para aliviar o estresse, encontrar tempo para tudo não é fácil.

Este post vai ajudar você, com algumas dicas para você administrar o seu tempo de forma eficiente. Confira!

Organização

A primeira tarefa para quem quer administrar melhor seu tempo é se organizar. É claro que não é preciso exagerar, nem se estressar se algo estiver fora do lugar.

O objetivo da organização é não perder tempo procurando coisas no meio da bagunça. Estas são preocupações que parecem pequenas, mas acumuladas ao longo do dia, significam muito mais tempo perdido do que parece.

Para isso, uma forma de se organizar é preparar uma lista com tudo o que precisa fazer ao longo do dia. Identifique as suas tarefas de acordo com a prioridade, e aloque tempo para todas elas.

Também é uma boa dica alocar um tempo extra, para ter certa folga.

O mais importante é sempre se manter em uma tarefa de cada vez. Ao tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, você vai dispersar sua atenção e não conseguir terminar nenhuma delas, ou fazer de uma forma não ideal.

De qualquer forma, seu tempo não está sendo bem usado. Mas, como organizar e saber quais são as tarefas que merecem prioridade?

A matriz urgente e importante

Esta matriz é uma das formas mais populares de se organizar em todo o mundo. Basicamente, é uma divisão entre as tarefas, classificando-as como importantes ou urgentes.

As tarefas urgentes, são aqueles que precisam ser resolvidas em um determinado momento. As importantes, exigem planejamento e execução.

A partir destas definições, e as cruzando, você encontra 4 tipos de atividades. A ideia é do Dr. Stephen Convey no seu livro 7 hábitos das pessoas altamente eficazes:

  • Crises – Urgentes e Importantes: são aquelas que podem realmente te afetar e precisam ser resolvidas o mais cedo possível. O ideal é lidar com o menor volume destas possíveis;

  • Tarefas Planejadas – Importantes e Não Urgentes: você sabe que estas são importantes, por isso, se planejou para alcançá-las. Isso irá ocupar a maior parte da sua agenda;

  • Interrupções – Não Importantes e Urgentes: são aquelas que não são tão importantes, mas que precisam ser resolvidas logo. Ao avaliá-las, é importante entender o grau de não importância. Não resolvê-las é um problema muito grande?

  • Distrações – Não Importantes e Não Urgentes: são as tarefas que você vai evitar a qualquer custo. Elas não são importantes e não são urgentes, então, você ignora. Mas, pense bem no seu dia a dia? Quanto tempo você passa lidando com distrações?

Esta é uma das muitas ferramentas que podem ajudar você a fazer uma administração do tempo mais eficiente. Ao começar a implementá-las, é fácil perceber a diferença que isso faz na sua produtividade.

Portanto, se quiser dominar o seu tempo e encaixar sua rotina de trabalho em um momento específico, confira o curso de Administração do Tempo da Fundação Vanzolini e descubra como se organizar!


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